Quis Custodiet Ipsos Custodes
Siapa yang akan mengawasi para penjaga? Ungkapan bahasa Latin ini adalah pengingat yang ringkas namun kuat tentang peran penting yang dimainkan oleh auditor internal dalam suatu organisasi, tetapi ini juga merupakan pengingat akan fakta bahwa auditor internal adalah garis pertahanan terakhir melawan konsekuensi perdata dan pidana dari kecurangan.
Ketika orang baik menjadi jahat
Tidak ada yang menggambarkan pentingnya integritas pribadi dalam fungsi audit internal lebih baik daripada Thomas O’Rourke dan raksasa minyak Swiss, Noble Inc. Selama masa jabatan O’Rourke sebagai wakil presiden audit internal di perusahaan $2,8 miliar, dia bertanggung jawab untuk membutakan Perhatikan skema di mana Noble membayar suap kepada pejabat pemerintah Nigeria sebagai imbalan atas perlakuan yang menguntungkan. Kurangnya integritas O’Rourke sangat merugikan Noble dan menjadi contoh mengapa perekrutan posisi audit internal sangat penting.
|
Sebuah kapal melayani rig pengeboran di lepas pantai Nigeria. |
Orang tanpa integritas tidak perlu mendaftar
Menemukan auditor internal yang berintegritas dimulai dengan penyaringan pra-rekrutan dan penyaringan kandidat. Selama penilaian pra-pekerjaan, sebuah organisasi yang ingin mempekerjakan seseorang harus mendapatkan informasi yang paling relevan, sambil tetap bertindak dengan cara yang sah secara hukum dan etis. Kandidat untuk posisi sensitif, seperti audit internal, harus diperiksa di tingkat yang lebih tinggi dengan memperoleh dan menggunakan informasi yang melebihi jumlah data yang dianalisis untuk posisi yang kurang sensitif.
Proses investigasi yang diperpanjang ini dapat mencakup peninjauan hal-hal seperti laporan kredit konsumen, riwayat keuangan pribadi, pencarian penilaian sipil, atau bahkan pemeriksaan poligraf atau psikologis di beberapa negara bagian. (Sebagian besar negara bagian membatasi penggunaan poligraf untuk keadaan tertentu, sementara beberapa negara bagian melarang pengusaha swasta untuk menggunakannya.)
Menemukan auditor internal yang hebat
O’Rourke dan Noble mendemonstrasikan seperti apa kurangnya integritas, tetapi kasus yang melibatkan Avon China memberikan model yang lebih baik tentang jenis kandidat yang harus dicari organisasi untuk posisi auditor internal. Pada tahun 2005, seorang pemimpin senior di departemen audit internal Avon menemukan bahwa anak perusahaan tidak langsung, Avon China, terlibat dalam aktivitas yang tidak etis dan ilegal dengan memberikan ‘hadiah’ bernilai tinggi kepada pejabat China sebagai imbalan atas kondisi operasi yang menguntungkan.
Auditor internal mempresentasikan temuan mereka kepada Komite Kepatuhan Avon, tetapi alih-alih mengindahkan peringatan tersebut, eksekutif puncak Avon China ‘bersikeras agar tim audit internal menghapus diskusi tentang memberikan sesuatu yang bernilai kepada pejabat pemerintah’, dan potensi pelanggaran FCPA terhadap Draf Laporan Audit. ‘ Tanggapan dari eksekutif puncak Avon jauh lebih buruk daripada tanggapan dari komite kepatuhan. Para eksekutif ini “mengarahkan tim audit internal untuk (1) mengambil setiap salinan Draf Laporan Audit dan memusnahkannya atau (2) menginstruksikan orang yang memiliki salinan Draf Laporan Audit untuk memusnahkannya.”
Sebagai bagian dari penyelesaian Avon dengan Komisi Sekuritas dan Pertukaran, Avon setuju untuk ‘membebaskan secara luas, termasuk menghentikan pekerjaan individu yang bertanggung jawab atas pelanggaran tersebut, meningkatkan program kepatuhan dan kontrol internalnya, dan meningkatkan sejumlah besar sumber daya yang tersedia untuk kepatuhan dan internal. audit. ‘ Berbeda dengan kasus Noble, auditor internal Avon bertindak dengan integritas dan memenuhi tugas mereka untuk memberi tahu eksekutif tentang transaksi dan penipuan keuangan yang tidak benar.
Saat organisasi mencari auditor internal, jenis integritas ini adalah yang terpenting.
Mengurangi risiko sumber daya manusia yang terkait dengan auditor internal
Partisipasi pemangku kepentingan
Ini bukan keputusan bisnis yang sehat untuk memungkinkan individu dalam organisasi untuk secara sepihak memperpanjang tawaran pekerjaan untuk posisi audit internal. Minimal, departemen sumber daya manusia dan departemen hukum harus terlibat dalam proses perekrutan. Adalah masalah preferensi apakah salah satu departemen hadir secara fisik selama proses seleksi kandidat, tetapi kedua departemen memiliki tanggung jawab untuk mengembangkan dan menegakkan kebijakan perekrutan yang baik dan bijaksana. Selain ketiga departemen ini, organisasi harus mempertimbangkan dengan hati-hati semua pemangku kepentingan potensial dan memasukkan mereka ke dalam proses kontrak, jika berlaku.
Pemeriksaan
Saat mempertimbangkan kandidat untuk posisi audit internal, beberapa faktor yang harus dipertimbangkan antara lain:
Pemeriksaan latar belakang kriminal, sipil dan keuangan
Sebelum mempekerjakan calon auditor internal, sumber daya manusia dan hukum harus menentukan apakah perusahaan dapat secara sah menggunakan laporan kredit konsumen sebagai bagian dari proses perekrutan. Bahkan di negara bagian di mana penggunaan laporan kredit sangat dibatasi, kandidat pekerjaan di posisi sensitif seringkali dikecualikan dari larangan ini. Saat mencari kandidat audit internal terbaik, sejauh diizinkan oleh undang-undang, organisasi harus mempertimbangkan riwayat kredit dan keuangan individu. Ini adalah peringkat pekerjaan yang bonafide karena auditor internal di bawah tekanan berat dari hutang pribadi adalah masalah yang sah bagi pemberi kerja.
Verifikasi pekerjaan dan pemeriksaan referensi
Seperti halnya semua kandidat, kandidat audit internal harus memeriksa riwayat pekerjaan mereka dan referensi harus dihubungi. Sumber Daya Manusia tidak boleh membatasi verifikasi resume kandidat pada elemen yang terkait dengan posisi yang Anda cari. Bahkan pengalaman non-auditor harus diverifikasi untuk menilai kejujuran dan integritas.
Ketika kebijakan perusahaan mencegah penyelia memberikan referensi pribadi, tanggal kerja dan posisi terakhir yang dipegang harus selalu dikumpulkan untuk kandidat individu. Jika pemberi kerja sebelumnya memberikan referensi negatif atau tidak jelas kepada seorang kandidat, organisasi perekrutan harus mempertimbangkan untuk meminta referensi tambahan dari kandidat tersebut.
Meski tidak selalu mudah didapat, alasan kandidat meninggalkan pekerjaan sebelumnya relevan dan penting. Karena sebagian besar pemberi kerja tidak akan memberikan informasi ini sebagai tanggapan terhadap verifikasi ketenagakerjaan standar, untuk posisi sensitif seperti audit internal, organisasi pemberi kerja dapat meminta kandidat untuk menyetujui pemberi kerja sebelumnya memberikan rincian; namun, jika kandidat tidak menyetujui, beberapa negara bagian tidak mengizinkan penggunaan penolakan ini sebagai faktor dalam keputusan perekrutan.
Ringkasan Pelajaran
Karena auditor internal memiliki akses yang belum pernah terjadi sebelumnya ke data internal yang sensitif, proses pemeriksaan yang digunakan untuk memilih kandidat harus metodis dan menyeluruh. Melakukan pemeriksaan latar belakang kriminal, verifikasi pekerjaan, dan laporan kredit konsumen (jika memungkinkan dan sesuai) harus dipertimbangkan untuk setiap kandidat yang mencari posisi audit internal. Kandidat tidak boleh dipekerjakan untuk peran sensitif tanpa memeriksa setiap referensi yang diberikan oleh kandidat.
Organisasi harus sangat waspada dalam bagian proses ini, karena kegagalan untuk mendeteksi kandidat bermasalah pada saat ini dapat, dan sering kali, mengakibatkan paparan hukum yang signifikan bagi organisasi.