pengantar
Dalam video ini, kita akan mengeksplorasi tiga kontrol organisasi yang digunakan dalam langkah kontrol proses manajemen: kontrol umpan balik, kontrol serentak, dan kontrol umpan balik.
Untuk meninjau, kontrol adalah langkah keempat dari proses manajemen. Pada langkah ini, manajemen mengembangkan alat ukur yang akan digunakan untuk menentukan apakah tujuan organisasi tercapai. Manajemen juga membandingkan data untuk mengukur hasil dan, jika perlu, mengambil tindakan korektif.
Ada berbagai kontrol yang dapat digunakan seorang manajer untuk mempengaruhi perubahan dan fluktuasi tujuan organisasi. Karena masalah dapat terjadi kapan saja selama proses, penting untuk memiliki beberapa cara berbeda untuk menangani masalah. Toolbox seorang manajer harus dilengkapi dengan tiga jenis kontrol: kontrol umpan balik, kontrol bersamaan, dan kontrol umpan balik.
Kontrol dapat fokus pada masalah sebelum, selama, atau setelah proses. Cara terbaik untuk memahami tiga jenis pengendalian organisasi yang berbeda adalah memikirkan pengendalian seperti sebelum, selama, dan setelah keputusan dibuat oleh manajer.
Kontrol Lanjutan Dijelaskan
Kontrol awal melibatkan identifikasi dan pencegahan masalah dalam organisasi sebelum terjadi. Kontrol lanjutan bersifat proaktif dan preventif. Kontrol lanjutan berguna bagi manajer karena memungkinkan Anda merencanakan pekerjaan secara efektif; mereka dapat mengatur sumber daya seperti karyawan, bahan mentah, dan modal terlebih dahulu. Ini berarti bahwa masalah di masa depan dapat dihindari. Meskipun pemeriksaan awal bisa mahal dan memperlambat proses perencanaan, pemeriksaan ini membantu mencegah masalah di kemudian hari.
Bayangkan ruang gawat darurat di Rumah Sakit Kota. ER membutuhkan banyak karyawan yang berbeda untuk merawat pasien dengan benar. Dari karyawan berketerampilan tinggi hingga karyawan berketerampilan minimal, setiap fungsi ER harus beroperasi penuh dan berjalan lancar.
Untuk menghindari masalah yang dapat terjadi di ruang gawat darurat, manajemen Rumah Sakit Kota perlu mempekerjakan orang yang tepat, memeriksa dan menguji peralatan secara teratur, dan memiliki sumber daya modal yang cukup untuk menangani keadaan darurat medis yang mungkin timbul. Ini adalah fokus pada masukan , atau hal-hal yang dapat dimasukkan organisasi ke dalam perencanaan untuk memastikan tujuan dapat dipenuhi.
Melihat lebih dekat pada anggota tim manajemen UGD akan mengungkapkan bahwa pemeriksaan lanjutan selalu dilakukan. Dengan melihat contoh kontrol lanjutan, Anda akan menemukan bahwa Anda memiliki rencana sumber daya manusia yang sangat rinci, rencana perawatan peralatan, dan rencana anggaran yang didanai dengan baik.
Perencanaan pengendalian lanjutan dapat digunakan dalam perencanaan Departemen Sumber Daya Manusia. Rencana sumber daya manusia memastikan bahwa mempekerjakan manajer mempekerjakan orang yang tepat untuk setiap posisi. Namun, ada sisi negatifnya. Mempekerjakan orang yang tepat bisa mahal dan memakan waktu. Waktu dan uang dihabiskan untuk memasang iklan Help Wanted di surat kabar yang tepat dan di situs kerja online yang tepat, mewawancarai kandidat, melakukan pemeriksaan latar belakang dan tes narkoba, pelatihan dan tunjangan kesehatan.
Tanpa rencana sumber daya manusia yang kuat, UGD mungkin kekurangan staf. Mungkin tidak ada cukup staf medis untuk menjalankan UGD. Ini dapat menyebabkan banyak masalah di kemudian hari.
Berikut adalah beberapa contoh bagaimana pendekatan proaktif dan pencegahan dapat membantu menghindari masalah di kemudian hari:
- Mewawancarai seorang kandidat secara mendalam dapat memberi tahu banyak hal kepada manajer perekrutan tentang bagaimana orang ini akan cocok dengan organisasi. Wawancara yang terburu-buru dapat mengakibatkan mempekerjakan orang yang salah untuk pekerjaan itu.
- Sangat penting untuk melakukan pemeriksaan latar belakang dan tes narkoba pada karyawan. Ruang gawat darurat bukanlah tempat bagi karyawan dengan riwayat kriminal atau masalah narkoba. Misalnya, mempekerjakan seorang pengguna narkoba dapat mengakibatkan ketidaksesuaian pengobatan pasien, kecelakaan dan cedera karyawan, peningkatan klaim tanggung jawab, dan ketidakhadiran.
- Program pelatihan efektif dalam menjaga standar kualitas. Ada begitu banyak hal yang bisa salah di ruang gawat darurat. Misalnya, terpeleset dan jatuh dapat dicegah dengan melatih karyawan tentang cara membersihkan tumpahan.
- Pemeriksaan lanjutan lainnya mungkin untuk menawarkan rencana asuransi kesehatan yang baik kepada karyawan. Ketika karyawan sehat, mereka datang bekerja dengan andal. Ini mengurangi absensi.
Penjelasan kontrol bersamaan
Kontrol bersamaan melibatkan identifikasi dan pencegahan masalah dalam organisasi saat masalah tersebut terjadi. Ini berarti bahwa sistem dipantau secara real time. Kontrol bersamaan dimulai dengan standar dan semua aktivitas karyawan diukur berdasarkan standar. Biasanya ini termasuk standar kontrol kualitas. Ini berarti bahwa produk dan layanan dapat diverifikasi saat diproduksi atau dilaksanakan untuk memastikan bahwa produk atau layanan dengan kualitas terbaik sedang diproduksi atau dikirimkan. Kontrol bersamaan penting karena terjadi secara real time.
Ini adalah fokus pada proses yang sedang berlangsung , atau hal-hal yang dapat diubah oleh organisasi secara real time untuk memastikan bahwa tujuan dapat dipenuhi.
Mari kita berkunjung lagi ke Rumah Sakit Kota. Kontrol simultan digunakan oleh City Hospital ER ketika keputusan tidak dapat dibuat berdasarkan pendekatan pencegahan. Beberapa masalah muncul selama kegiatan. Jadi alih-alih menunggu sampai semua aktivitas kerja selesai, kontrol bersamaan memungkinkan manajer untuk memantau aktivitas kerja saat terjadi. Beberapa bidang organisasi yang mendapat manfaat dari kontrol bersamaan adalah produksi dan perilaku karyawan.
Berikut beberapa contoh bagaimana pendekatan waktu nyata dapat membantu mendeteksi masalah saat aktivitas sedang berlangsung:
Rumah Sakit Kota mempekerjakan ribuan orang yang melakukan banyak pekerjaan berbeda. Salah satu tempat tersibuk di City Hospital adalah kantin. Pada siang atau malam tertentu, staf kafetaria menyajikan lebih dari 5.000 makanan. Makanan disiapkan di jalur perakitan di dapur dan kemudian dikirim ke kamar. Makanan disiapkan di jalur perakitan, yang berarti baki mengalir ke sabuk konveyor. Saat nampan melewati berbagai stasiun, komponen makanan diletakkan di atas nampan.
Ban berjalan dilengkapi dengan kamera dan sensor yang mendeteksi masalah di sepanjang jalan. Kamera akan menunjukkan kepada manajer kontrol kualitas yang mengamati bagaimana sabuk bergerak pada waktu tertentu. Sensor membunyikan alarm jika sabuk berhenti atau terlalu penuh dengan baki. Ketika ada yang tidak beres di jalur perakitan, manajer kontrol kualitas segera diberi tahu. Setelah mengetahui suatu masalah, manajer dapat mengambil keputusan dengan segera dan waktu nyata.
Perilaku karyawan
Sebuah organisasi yang mempertahankan standar kualitas yang tinggi umumnya akan memiliki karyawan yang mempertahankan standar kualitas yang sama. Pemeriksaan simultan memungkinkan karyawan mengevaluasi pekerjaan mereka saat dilakukan untuk menentukan apakah perubahan diperlukan.
Jika satu atau dua bakso tiba di jalur perakitan yang tidak memenuhi standar, karyawan yang bertanggung jawab atas bakso akan segera diberitahu untuk melakukan perubahan prosedur atau resep agar memenuhi standar. Tindakan korektif yang diambil selama langkah ini akan mencegah masalah setelah kejadian.
Kontrol Umpan Balik Dijelaskan
Umpan balik melibatkan pengidentifikasian dan perbaikan masalah dalam organisasi setelah masalah tersebut terjadi. Umpan balik digunakan ketika pemeriksaan sebelumnya, diantisipasi, dan simultan akan memakan biaya terlalu banyak atau memakan waktu terlalu lama. Beberapa tujuan organisasi tidak dapat memiliki ukuran pencegahan dan tidak dapat diukur secara real time.
Target penjualan tidak bisa dikendalikan terlebih dahulu. Ingat, feedforward melibatkan pengambilan pendekatan proaktif dan preventif untuk mengontrol. Target penjualan tidak dapat mengambil pendekatan kontrol bersamaan karena hasil target, seperti target penjualan, hanya dapat diukur setelah aktivitas selesai. Target penjualan harus mengambil pendekatan umpan balik.
City Hospital menggunakan kontrol umpan balik untuk hal-hal seperti survei kepuasan pelanggan, target pengumpulan akuntansi, target penjualan toko suvenir, dan target penjualan makanan. Ini adalah fokus pada hasil , atau hal-hal yang dapat diperoleh organisasi dari perencanaan untuk memastikan tujuan dapat dipenuhi.
Berikut adalah beberapa contoh bagaimana pendekatan reaktif dapat membantu menganalisis masalah setelah suatu kegiatan selesai. Departemen Akuntansi Rumah Sakit Kota menetapkan tujuan bagi karyawan untuk menagih tunggakan tagihan rumah sakit. Karyawan Departemen Penagihan diharuskan melakukan 150 panggilan penagihan ke pasien setiap hari yang memiliki saldo terutang ke rumah sakit. Satu-satunya cara tujuan ini dapat diukur adalah dengan jumlah panggilan yang dilakukan.
Manajer Akuntansi akan mengevaluasi laporan panggilan dan laporan pengumpulan untuk menentukan apakah setiap karyawan mendekati atau memenuhi target pengumpulan. Jika laporan menunjukkan bahwa total panggilan yang diperlukan telah dilakukan, tidak diperlukan tindakan korektif. Komentar akan positif. Jika tujuan tidak tercapai, hal ini dapat berarti bahwa tujuan perlu dirumuskan ulang agar lebih efektif.
Ringkasan Pelajaran
Singkatnya, ada tiga jenis kontrol yang digunakan oleh organisasi yang berfokus pada sebelum, selama, dan setelah tujuan ditetapkan dan proses telah diterapkan. Pengendalian yang paling proaktif dan preventif adalah umpan ke depan dan melibatkan tindakan pencegahan untuk memastikan bahwa tujuan akan tercapai. Ini biasanya melibatkan manusia, modal, dan sumber daya.
Kontrol kedua lebih merupakan kontrol waktu nyata. Ini disebut concurrent control , dan melibatkan analisis proses saat sedang aktif. Ini adalah mekanisme kontrol yang mengukur kualitas suatu produk pada saat diproduksi atau yang mengevaluasi kinerja saat karyawan melakukan pekerjaan.
Pemeriksaan terakhir adalah umpan balik dan melibatkan melihat proses setelah kegiatan dilakukan untuk menentukan apakah tujuan telah tercapai. Metode pengendalian ini dapat digunakan untuk menganalisis laporan penjualan dan laporan keuangan.
Penting untuk diingat bahwa ada kontrol untuk menentukan apakah kinerja aktual memenuhi harapan. Tiga kontrol yang kita jelajahi dalam pelajaran ini memecah tiga kerangka waktu yang berbeda selama kontrol digunakan. Tidak ada kontrol yang lebih baik. Ada banyak faktor yang perlu dipertimbangkan ketika memilih kontrol yang diperlukan untuk organisasi.
Hasil belajar
Setelah Anda selesai dengan pelajaran ini, Anda harus dapat menjelaskan kontrol umpan balik, konkuren, dan umpan balik serta mendiskusikan bagaimana organisasi dapat menggunakannya untuk mencapai tujuan kualitas dan kinerjanya.
