Tiga komponen utama laporan formal

Definisi laporan resmi

Collin bekerja untuk pengembang real estat komersial besar. Bosnya telah meminta Collin untuk menyiapkan laporan kelayakan formal untuk pusat perbelanjaan luar ruangan yang sedang dikembangkan oleh perusahaan. Sebuah laporan hanyalah sebuah dokumen yang dihasilkan untuk menyampaikan informasi. Laporan formal ditulis secara profesional dan formal untuk mengatasi masalah yang kompleks. Laporan formal dapat digunakan untuk menyampaikan informasi, mendiskusikan isu atau masalah, dan memberikan rekomendasi tindakan.

Laporan Collin, misalnya, akan memberikan informasi tentang proyek yang diusulkan, antara lain data demografis dan pasar, informasi tentang situs yang diusulkan, informasi pasar, dan perkiraan biaya proyek. Laporan Anda juga akan menganalisis informasi ini untuk menentukan kemungkinan pengembalian investasi jika perusahaan mengejar pengembangan dan risiko yang terlibat. Pada akhirnya, analisis Anda akan mengarahkan Anda untuk membuat rekomendasi apakah proyek tersebut harus dilanjutkan atau dibatalkan.

Laporan formal ditulis dengan cara yang sangat terstruktur dan ditentukan sehingga pembaca dapat dengan mudah mengakses dan mengevaluasi informasi. Collin akan menyiapkan tiga komponen utama laporan formal Anda: depan, badan, dan belakang. Mari kita lihat sekilas setiap komponen.

soal depan

Subjek utama akan berada di bagian atas laporan Collin. Istilah ini hanya mengacu pada semua materi dan informasi yang muncul sebelum badan laporan yang sebenarnya. Masalah utama Collin meliputi:

• halaman judul yang memuat judul laporan, nama perusahaan, nama penulis, dan tanggal laporan;
• surat pengantar, yang akan memberikan gambaran tentang mengapa laporan itu disusun, ringkasan isinya, dan langkah selanjutnya yang harus diambil
• daftar isi
• daftar ilustrasi seperti tabel, grafik, peta, dan elemen visual lainnya
• ringkasan atau ringkasan eksekutif, yang memberikan ringkasan poin-poin utama laporan yang mudah dibaca dengan cara non-teknis bagi mereka yang terlalu sibuk untuk mempelajari laporan lengkap atau yang tidak memiliki pengetahuan teknis untuk memahami detail laporan laporan utama

Seperti yang Anda lihat, topik utama laporan formal bertindak sebagai semacam ikhtisar dan peta jalan untuk sisa laporan. Penting untuk dicatat bahwa sebagian besar bagian pertama akan disiapkan terakhir, setelah laporan sebenarnya ditulis, meskipun itu adalah bagian pertama dari laporan formal. Ini karena Anda tidak dapat membuat ikhtisar yang efektif dari sesuatu yang belum ditulis.

Teks

Teks laporan mengikuti tema utama dan merupakan inti dari laporan. Teks laporan Collin disusun menjadi beberapa bagian. Dia akan mempersiapkan:

• pengantar, termasuk diskusi tentang tujuan laporan,
• informasi latar belakang untuk membiasakan pembaca dengan topik
• pernyataan masalah atau masalah yang akan dibahas.

Pengantar Collin, misalnya, akan menjelaskan bahwa laporan tersebut ditulis untuk menentukan kelayakan pengembangan pusat perbelanjaan outdoor di lokasi yang diusulkan. Dia akan memberikan sketsa latar belakang singkat dari pusat perbelanjaan yang diusulkan dan lokasi yang diusulkan dan akan mengidentifikasi masalah yang perlu diselesaikan untuk menentukan apakah akan melanjutkan pembangunan atau tidak.

Bagian diskusi dapat berisi banyak subbagian yang berbeda tergantung pada sifat laporan. Collin sedang menyusun diskusi yang mencakup subbagian tentang:

• Analisis Pasar
• hasil tes
• biaya yang diproyeksikan
• potensi keuntungan dan kerugian
• Evaluasi risiko
• dampak proyek pada sumber daya organisasi
• analisis

Bagian terakhir dari report text adalah bagian rekomendasi dan kesimpulan. Di sini, Collin akan menyatakan kembali isu-isu yang dibahas dalam teks, memberikan rekomendasi apakah proyek harus dilanjutkan, dan meringkas fakta dan analisis utama yang mendukung rekomendasinya.

materi belakang

Komponen akhir dari suatu laporan formal dikenal sebagai subject matter karena terdapat pada bagian akhir atau akhir laporan. Laporan kompleks sering meliputi:

• daftar istilah teknis
• halaman referensi
• pelengkap

di punggungnya. Collin memutuskan bahwa pendengarnya tidak memerlukan glosarium, karena mereka sudah familiar dengan terminologi yang dia gunakan. Namun, dia menyertakan halaman referensi yang mengutip penelitian yang dia temukan untuk mendukung laporannya sehingga pembacanya dapat membuka sumber tersebut untuk informasi lebih lanjut. Dia juga menyertakan salinan dokumen pendukung dalam lampiran, termasuk data pemasaran, anggaran yang diproyeksikan untuk proyek, dan salinan survei real estat dan laporan judul situs.

Ringkasan Pelajaran

Mari kita tinjau apa yang telah kita pelajari. Laporan formal adalah dokumen yang kompleks dan sangat terstruktur yang digunakan untuk menyampaikan informasi, menyajikan analisis masalah atau masalah, dan menawarkan rekomendasi tentang tindakan.

Laporan formal mengandung tiga komponen utama. Bagian depan laporan formal mencakup halaman judul, surat pengantar, daftar isi, daftar ilustrasi, dan ringkasan atau ringkasan eksekutif. Teks laporan merupakan intinya dan berisi pendahuluan, pembahasan, saran, dan kesimpulan. Materi di atas seringkali berisi glosarium, halaman referensi, dan lampiran dokumentasi pendukung.

Ringkasan dari tiga komponen utama laporan formal

hasil pembelajaran

Di akhir pelajaran, Anda mungkin siap untuk:

• Mengutip komponen laporan formal
• Detail semua yang masuk ke setiap komponen