Six Sigma dan 5 Mengapa
Six Sigma adalah metodologi terdepan untuk pekerjaan perbaikan proses yang bertujuan untuk menghilangkan pemborosan, cacat, dan inefisiensi dari setiap proses. Ide di balik Six Sigma dikembangkan oleh para insinyur manufaktur Motorola pada pertengahan 1980-an.
Penting untuk diketahui bahwa Six Sigma adalah sebuah metodologi atau pendekatan untuk memperbaiki proses. Meskipun istilah ‘six sigma’ telah menjadi merek dagang Motorola pada tahun 1991, tidak ada badan atau organisasi sertifikasi yang memberikan ‘sabuk hijau’ atau ‘sabuk hitam’ dalam Six Sigma. Siapa pun dapat menerapkan prinsip Six Sigma, terlepas dari apakah mereka memiliki pengalaman Six Sigma puluhan tahun atau baru saja meneliti prinsip tersebut secara online.
Salah satu prinsip inti dari Six Sigma dikenal dengan 5 whys . Prinsip 5 Mengapa hanya menyatakan bahwa ketika Anda menganalisis suatu proses, atau bahkan satu langkah dalam proses itu, Anda mengajukan setidaknya lima pertanyaan “mengapa”. Di balik prinsip 5 Mengapa adalah keyakinan bahwa setiap kali Anda bertanya “mengapa”, Anda belajar lebih banyak tentang tujuan dari suatu proses dan mengapa proses itu ada dalam bentuknya saat ini.
Alasan kami bertanya mengapa
Alasan mengapa sangat penting untuk bertanya “mengapa” setidaknya lima kali adalah karena proses sering berubah, tetapi pemahaman kita tentang bagaimana langkah-langkah yang berbeda dalam proses itu terkait tidak berubah pada tingkat yang sama. Seiring waktu, saat proses berubah berulang kali, beberapa langkah menjadi langkah lama, atau langkah yang tidak lagi diperlukan dan berkontribusi pada inefisiensi. Langkah-langkah yang diwariskan ada karena saat proses berubah dan diperbarui, dampak pada bagian lain dari proses tidak dipertimbangkan. Dengan menggunakan Six Sigma dan 5 Whys, kita dapat menemukan langkah-langkah tersebut dan memodifikasi atau menghilangkannya, membuat proses menjadi lebih efisien.
Contoh: bukti perjalanan
John adalah CEO sebuah perusahaan periklanan dengan tenaga penjualan dan manajer proyek yang sering bepergian. Jadi, seperti semua perusahaan tempat dia bekerja, John mengadopsi kebijakan bahwa untuk mendapatkan penggantian biaya perjalanan, pelancong harus memberikan tanda terima. Sejauh yang dia tahu, mereka adalah; akuntan mereka tidak memiliki masalah dan audit mereka selalu bersih.
Kemudian seorang manajer akuntansi baru, yang terlatih dalam Six Sigma, mulai bekerja untuk John. Beberapa minggu setelah memulai, Sandy, manajer akuntansi baru, meminta untuk bertemu dengan John.
- Alasan pertama
Setelah obrolan ringan, Sandy bertanya kepada John pertanyaan apa yang sepertinya mudah. “Mengapa karyawan harus menyerahkan kuitansi makan dan naik taksi?”
John hampir tampak terkejut bahwa seorang akuntan akan menanyakan pertanyaan itu kepadanya. “Jadi kita tahu berapa banyak uang untuk mengganti biaya perjalanan mereka,” jawab John, merasa bahwa dia menyatakan hal yang sudah jelas.
- Alasan kedua dan ketiga
‘Mengapa Anda perlu tahu berapa banyak uang untuk mengembalikannya? Mengapa tidak bertanya saja kepada mereka?’ Sandy bertanya dengan cepat sebelum John sempat memikirkan arah pembicaraan.
“Agar kami tidak membayar mereka lebih. Tanda terima adalah bukti bahwa Anda benar-benar membelanjakan uang Anda. Tentang apa percakapan ini? Apakah Anda menangkap seseorang mencuri dari saya berbohong tentang perjalanan mereka? tanya John, menganggap itulah alasan kegigihan Sandy.
“Tidak,” jawabnya. “Saya hanya mencoba memahami pemindaian cepat yang saya lakukan.”
John menjawab, terkesan karena Sandy sudah mencari cara untuk memperbaiki keadaan; ‘itu keren! Ada pertanyaan lain yang bisa saya jawab?
- alasan keempat
“Hanya beberapa lagi,” kata Sandy. “Mengapa Anda yakin bahwa tanda terima benar-benar merupakan bukti pembelian ANDA?”
‘Karena itu memberitahuku penjualnya, waktu, tempat, dan jumlahnya…’ John terdiam, menyadari jawaban sebenarnya atas pertanyaan Sandy: tanda terima adalah bukti pembelian, tetapi bukan orang tertentu yang melakukannya. .
- alasan kelima
Sebelum saya dapat mengartikulasikannya, Sandy mengajukan satu pertanyaan lagi: “Mengapa Anda tidak ingin membayar mereka lebih banyak?”
John dengan percaya diri berkata, “Karena saya adalah CEO dan bertanggung jawab untuk mengendalikan biaya sehingga pemegang saham menyadari pengembalian investasi mereka.” Dia bangga bahwa dia berakhir dengan respons tipe CEO.
- analisis dan solusi
Sandy kemudian melaporkan analisisnya. ‘Dengan semua pelancong dan tanda terima ini, setiap laporan pengeluaran membutuhkan waktu sekitar 2,25 jam, atau sekitar $36 pembayaran, untuk menyelesaikannya. Waktu yang dibutuhkan wisatawan untuk mengumpulkan dan mengatur makanan dan tanda terima taksi adalah sekitar 1,5 jam, atau sekitar $72. Itu total $ 108. Rata-rata biaya makanan dan taksi untuk perjalanan 4 hari adalah $ 350, tetapi sebenarnya Anda harus membayar $ 458 untuk mengembalikannya ($ 350 + $ 108).
John melanjutkan diskusi. Dia pasti terkejut dengan jumlahnya.
Sandy mengakhiri penjelasannya dengan sebuah proposal. ‘Jika alasan Anda mendapatkan tanda terima dari pelancong BENAR-BENAR untuk meningkatkan keuntungan, bagaimana kalau kita membayar $100 sehari untuk makanan dan ongkos taksi kepada pelancong dan melupakan tanda terima? Ini akan menghemat waktu mereka, memungkinkan mereka untuk fokus pada penjualan dan menghemat waktu tim saya untuk fokus pada koleksi. Kami dapat meningkatkan laba sebesar $61.000 per tahun ($58 per perjalanan menjadi 1.050 pelancong per tahun).”
Yang benar-benar bisa dilakukan John hanyalah bertanya-tanya bagaimana $ 61.000 terbuang sia-sia selama dekade terakhir dia bertanggung jawab dan kemudian terkejut, ‘Ummmm, oke. Ya. Ayo lakukan.’
Sandy berdiri, dan hanya dengan sedikit senyum kemenangan, dia menatap John dan berkata, ‘Kedengarannya bagus. Aku akan membiarkanmu kembali bekerja. Saat dia berjalan pergi, dua minggu setelah bekerja, dia berpikir, ‘Saya ingin tahu apakah dia akan mengingat pelajaran pertamanya tentang ‘lima mengapa’ ketika tiba waktunya untuk membayar bonus.
Ringkasan Pelajaran
Bagian dari Six Sigma , metodologi peningkatan proses yang populer dan efektif, adalah memahami proses apa yang ada, mengapa proses itu ada, dan bagaimana proses tersebut dapat ditingkatkan. Terkadang mendapatkan informasi ini sulit karena kita sering tidak berpikir di luar pertanyaan “mengapa” yang pertama. The 5 Whys adalah teknik Six Sigma yang dapat membantu menemukan akar penyebab atau tujuan dari suatu proses atau langkah dengan menanyakan mengapa minimal lima kali.
