Apa itu rencana pemulihan bencana bisnis?

Rencana pemulihan bencana bisnis adalah dokumen yang menentukan dengan tepat apa yang harus terjadi untuk meminimalkan dampak dan membuat bisnis kembali aktif dan berjalan sesegera mungkin setelah bencana yang melanda bisnis terjadi.

Apakah setiap bisnis memerlukan rencana pemulihan bencana?

Semua bisnis memiliki kemungkinan bencana, dan respons bencana yang buruk dapat berdampak dramatis pada bisnis, mulai dari kehilangan data hingga kehilangan pelanggan hingga kehilangan bisnis. Jadi ya, setiap bisnis harus punya rencana. Kompleksitas rencana dapat bervariasi berdasarkan kebutuhan bisnis.

Apa yang harus dimasukkan dalam rencana pemulihan bencana?

Rencana pemulihan bencana harus mengatasi tiga komponen penting ini:

Data
komunikasi
Rakyat

Kami akan membahas masing-masing di bagian berikut.

Data:

Evaluasi data bisnis Anda dan putuskan apa yang paling penting bagi operasi Anda. Bayangkan semua data Anda tiba-tiba hilang. Apa yang paling Anda rindukan? Apa yang bisa diganti? Apa yang tidak bisa?

Setelah Anda mengidentifikasi data penting, pastikan Anda mencadangkannya secara teratur. Waktunya akan bergantung pada seberapa sering Anda memperbarui, tetapi banyak perusahaan mencadangkan datanya setiap malam. Cadangan otomatis ke drive lokal baik-baik saja, tetapi idealnya, cadangan akan berada di lokasi fisik lain, sehingga jika terjadi sesuatu pada instalasi Anda, cadangan juga tidak akan rusak. Anda mungkin ingin memiliki pencadangan otomatis melalui solusi cloud internet sehingga dapat diakses dari lokasi lain jika terjadi bencana.

Jika Anda memilih untuk menggunakan penyedia pihak ketiga untuk proses pencadangan, pastikan Anda memahami cara kerja sistem mereka, seberapa sering Anda akan mencadangkan data, dan keamanan yang mereka miliki untuk menjaga keamanan informasi Anda.

Jika Anda membuat kaset atau CD lokal, atau menggunakan drive eksternal lokal, dokumentasikan siapa yang akan melakukan pencadangan, seberapa sering pencadangan akan dilakukan, dan di mana pencadangan akan disimpan (lokasi di luar lokasi sangat ideal). Periksa dan pastikan secara berkala bahwa proses pencadangan benar-benar terjadi dan pencadangan tersedia di lokasi yang ditentukan.

Setelah menyiapkan proses pencadangan, coba proses pemulihan atau pemulihan untuk memastikan Anda dapat menggunakan informasi yang dicadangkan. Dan pastikan untuk secara teratur meninjau data yang Anda cadangkan dan solusi cadangan Anda untuk memastikan Anda memasukkan semua informasi penting dan menggunakan solusi terbaik untuk bisnis Anda.

Komunikasi:

Jika terjadi bencana, Anda memerlukan cara untuk berkomunikasi dengan anggota staf dan orang lain, meskipun tempat kerja biasa Anda tidak tersedia. Daftar kontak yang menyertakan informasi kontak alternatif untuk pelanggan, karyawan, dan kontak penting lainnya harus disimpan di lokasi yang dapat diakses atau semua staf harus memiliki daftar di luar lokasi yang mereka miliki. Alternatifnya, salinan dapat disimpan di perusahaan online yang menawarkan penyimpanan dokumen yang aman, dan semua anggota staf dapat menyimpan informasi login.

Ada sistem VoIP yang dapat secara otomatis meneruskan saluran telepon dan faks bisnis Anda ke nomor alternatif, yang memungkinkan Anda untuk terus menjawab panggilan pelanggan jika Anda perlu mengungsi dari lokasi bisnis reguler Anda.

Rakyat:

Identifikasi fungsi kritis yang harus terjadi dalam keadaan darurat dan tetapkan tanggung jawab khusus kepada anggota staf. Beberapa contoh mungkin termasuk menjawab panggilan atau email masuk, menghubungi staf untuk memberi tahu mereka situasinya dan apa yang harus mereka lakukan, dan menghubungi perusahaan asuransi.

Anda juga harus menentukan lokasi bisnis alternatif, jika ada, meskipun itu adalah rumah orang, sehingga mereka tahu harus ke mana jika tidak bisa datang ke kantor.

Jenis bencana apa yang perlu ditangani?

Tidak mungkin mengetahui bahaya spesifik mana yang akan memengaruhi bisnis, sehingga sebanyak mungkin skenario potensial harus diidentifikasi dan ditangani. Beberapa kemungkinan termasuk insiden terkait cuaca seperti angin topan dan badai salju; bencana alam lainnya, termasuk kebakaran, banjir, dan gempa bumi; dan situasi kriminal, seperti penembakan di fasilitas Anda, ancaman bom, atau kerusakan peralatan atau data.

Dalam setiap kasus, setelah potensi bencana teridentifikasi, Anda harus menentukan:

Apa dampak potensial dari bencana itu terhadap bisnis Anda?
Apakah ada tindakan khusus yang dapat Anda lakukan sekarang untuk meminimalkan atau menghilangkan beberapa dampak ini? Jika demikian, daftarkan dan tentukan mana yang akan diambil, kapan, dan oleh siapa.
Tindakan apa yang harus diambil setelah terjadi bencana untuk mengurangi dampak bencana terhadap pelanggan, karyawan, dan fasilitas Anda?

Apa yang terjadi dengan rencana yang pernah dibuat?

Langkah terakhir dalam proses perencanaan bencana Anda adalah mendistribusikan rencana tersebut kepada semua staf yang perlu mengetahuinya, lalu menjadwalkan pertemuan rutin untuk meninjau dan memperbaruinya sesuai kebutuhan. Banyak perusahaan meninjau rencana mereka setiap tiga bulan atau setiap tahun, memperbarui seperlunya, dan kemudian mendistribusikannya kembali ke semua karyawan dengan ringkasan perubahannya. Dengan begitu, perubahan lingkungan bisnis dapat tercermin dalam rencana bencana dan semua staf akan memiliki informasi terkini tentang tanggung jawab dan tindakan mereka jika terjadi bencana.

hasil pembelajaran

Dengan menyelesaikan pelajaran, Anda mungkin siap untuk:

Jelaskan apa itu rencana pemulihan bencana bisnis dan mengapa penting untuk dimiliki bisnis
Tentukan komponen yang harus disertakan dalam rencana pemulihan bencana perusahaan
Tunjukkan potensi bencana yang perlu dipersiapkan oleh bisnis
Ringkas langkah terakhir dalam proses perencanaan