Gejala atau masalah?
Departemen komunikasi PacificCoast Vantage menghadapi beberapa tantangan. Setelah merger baru-baru ini, ada dua tim komunikasi yang mencoba bersatu menjadi satu, termasuk banyak direktur, banyak manajer, dan karyawan yang memiliki jabatan dan deskripsi pekerjaan yang serupa. Sekarang, upaya kerja berlipat ganda, proyek berantakan, dan anggota tim tidak yakin apa tanggung jawab mereka.
Bisakah Anda mengidentifikasi masalah sebenarnya di sini? Bukan karena banyak orang menyelesaikan proyek yang sama atau tugas diabaikan. Masalah sebenarnya di sini adalah komunikasi yang buruk.
Penting untuk mengidentifikasi dan mendefinisikan masalah di tempat kerja dengan benar. Bagi PacificCoast Vantage, ini berarti memahami akar masalah komunikasi sehingga karyawan memiliki kejelasan tugas dan alur kerja yang lebih efisien. Untuk manajer di lingkungan lain, Anda mungkin memahami bagaimana karyawan tidak merasa dihargai dan bagaimana moral menderita karenanya. Atau bisa juga melibatkan diagnosis masalah dalam manajemen rantai pasokan yang memengaruhi cara pelanggan memandang perusahaan.
Mari jelajahi ini dengan sedikit lebih detail.
Pengenalan masalah di tempat kerja
Katakanlah Anda bangun dengan sakit tenggorokan dan suhu 102 derajat. Dia pergi ke dokter, yang menyuruhnya untuk mengoleskan kompres dingin ke dahinya dan meminum obat pereda nyeri. Beberapa hari kemudian, kondisinya jauh lebih buruk, jadi dia mengunjungi dokter lain. Di kantornya, dia didiagnosis flu dan diberi antibiotik untuk mengobati infeksinya.
Bagaimana kemungkinan dia akan mengunjungi dokter pertama lagi? Mungkin tidak banyak. Perbedaannya di sini adalah mengobati gejalanya (demam dan sakit tenggorokan) versus mengobati masalah yang sebenarnya (virus penyebab gejala flu).
Pengakuan masalah di tempat kerja sama pentingnya. Pada tingkat yang paling dasar, pemecahan masalah adalah bagaimana kita mengatasi tantangan, bagaimana kita menemukan hal-hal baru, dan bagaimana kita menuju hasil apapun yang kita cari. Namun, tanpa kemampuan untuk mendefinisikan apa masalahnya, kita tidak akan pernah bisa mencapai resolusi tersebut.
Dalam manajemen, mampu mengidentifikasi masalah memiliki fungsi penting: meminimalkan bahaya dan risiko bagi organisasi dan pemangku kepentingannya. Misalnya, dengan maraknya belanja online, banyak toko fisik yang menderita secara finansial. Toko kelontong adalah contoh yang bagus. Setelah mengidentifikasi ini sebagai masalah, bisnis ini telah menerapkan berbagai kemampuan online, termasuk kemampuan untuk memilih bahan makanan secara online untuk pengambilan cepat di pinggir jalan atau pengiriman ke rumah. Menerapkan solusi ini untuk masalah pembelian berbasis web membantu meminimalkan kerugian bagi organisasi dan pemangku kepentingannya dengan memberikan pelanggan apa yang mereka inginkan dan membuka jalur pendapatan baru.
Atasi masalah di tempat kerja
Setelah masalah diidentifikasi dengan benar, langkah selanjutnya adalah menanganinya secara dini dan langsung. Membiarkan masalah berlama-lama begitu terungkap dapat menimbulkan banyak masalah, mulai dari meningkatnya ukuran masalah hingga munculnya masalah lain hingga kurangnya kepemimpinan yang kuat.
Cobalah salah satu, atau semua, strategi berikut untuk membantu Anda mengenali dan mengidentifikasi masalah sejak dini sehingga Anda dapat mengatasi dan menyelesaikannya:
- Lakukan penilaian tujuan . Lihat tujuan yang telah Anda tetapkan, mulai dari tingkat departemen hingga tujuan yang dimaksudkan untuk keseluruhan organisasi. Apakah Anda mencapai tujuan yang Anda identifikasi? Apa yang menghalangi pencapaian tujuan tersebut? Ini bisa menjadi strategi yang baik untuk memeriksa apa yang berhasil dan apa yang tidak dan untuk mengidentifikasi kelemahan atau, Anda dapat menebaknya, masalah.
- Ngomong ngomong ngomong. Tidak ada yang tahu apa yang salah dengan organisasi Anda lebih baik daripada orang-orang yang terlibat dalam operasi hariannya. Bicaralah dengan pekerja garis depan dan minta masukan mereka tentang area masalah. Adakan grup fokus dengan pelanggan yang dapat menawarkan perspektif berbeda tentang cara kerja bisnis Anda. Dan, saat Anda sedang berbicara, pastikan Anda mendengarkan dan benar-benar mendengarkan apa yang diberitahukan kepada Anda.
- Lihatlah struktur Anda . Cukup memeriksa bagaimana bisnis Anda beroperasi, mulai dari prosedur SDM hingga logistik rantai pasokan, dapat memberi Anda wawasan berharga tentang area masalah atau area masalah potensial yang mungkin perlu ditangani. Jika gejala bisnis Anda adalah jumlah pekerja yang tidak mencukupi untuk menutupi semua shift, masalahnya mungkin ada pada proses perekrutan departemen sumber daya manusia Anda.
- Manfaatkan waktu pertemuan . _ Banyak rapat diisi dengan informasi yang sebenarnya tidak relevan dengan operasi sehari-hari. Isi sebagian waktu itu dengan kesempatan untuk menghadapi dan mendiskusikan tantangan dan masalah secara langsung. Tentukan rencana tindakan dan tetapkan tenggat waktu untuk memperbaiki masalah ini.
- Tetapkan tolok ukur . Dengan menetapkan tolok ukur untuk organisasi Anda, seperti metrik berbasis kinerja, Anda dapat menentukan apakah Anda mencapai sasaran atau meleset. Tidak mencapai tolok ukur yang telah ditentukan dapat memberi Anda gambaran di mana ada masalah. Misalnya, jika Anda menargetkan waktu tunggu rata-rata satu menit di pusat panggilan dan menemukan bahwa waktu tunggu aktual pelanggan Anda adalah tiga menit, Anda dapat menggunakan data tersebut untuk membantu mengidentifikasi dan menyelesaikan masalah pelanggan layanan pelanggan.
Ringkasan Pelajaran
Penting untuk mengidentifikasi dan mendefinisikan masalah di tempat kerja dengan benar. Bagi manajer, mengenali masalah, bukan hanya gejala masalah, memungkinkan mereka menciptakan solusi untuk tantangan dan meminimalkan kerugian dan risiko bagi organisasi dan pemangku kepentingannya. Sama pentingnya dengan mengidentifikasi masalah dalam organisasi adalah kemampuan untuk bertindak cepat dan langsung untuk menyelesaikannya. Ini membantu memastikan bahwa masalah tidak terus bertambah dan masalah lain tidak tercipta karena kelambanan. Strategi untuk mengidentifikasi masalah di tempat kerja dapat mencakup membuat penilaian yang objektif , berbicara dan mendengarkan karyawan, melihat struktur organisasi untuk mengidentifikasi area masalah, dan memanfaatkan waktu rapat dengan baik . dan penggunaan tolok ukur untuk membantu menetapkan pedoman kapan dan di mana masalah mungkin muncul.
