Membuat rencana manajemen proyek
Ketika seorang arsitek merancang sebuah struktur, mereka membuat beberapa rencana atau gambar yang menguraikan keseluruhan proyek, termasuk denah lantai, serta lokasi sistem kelistrikan, HVAC, dan saluran air, yang disebut denah arsitektur. Demikian pula, manajer proyek membuat rencana manajemen proyek, yang terdiri dari beberapa rencana anak perusahaan yang lebih kecil untuk tujuan menetapkan secara strategis bagaimana sebuah proyek akan dilaksanakan, dipantau, dikendalikan, dan ditutup.
Rencana manajemen proyek adalah sekelompok dokumen yang menguraikan strategi pengiriman untuk proyek tertentu; sebagai informasi baru diperoleh, rencana dapat diperbarui. Ini dianggap sebagai bagian dari output dari proses perencanaan karena setelah selesai, proyek itu sendiri siap untuk ditayangkan sesuai dengan parameter dokumen yang dikandungnya.
rencana anak perusahaan
Rencana manajemen proyek umumnya terdiri dari satu atau lebih rencana anak perusahaan. Sementara Project Management Institute (PMI) telah mengidentifikasi sembilan rencana anak perusahaan utama , tidak semuanya tepat untuk setiap proyek. Sembilan rencana anak perusahaan adalah:
- manajemen ruang lingkup
- manajemen jadwal
- pengelolaan sumber daya
- Manajemen mutu
- peningkatan proses
- Manajemen personalia
- manajemen komunikasi
- Manajemen risiko
- Alamat pengadaan
Beberapa rencana manajemen proyek juga dapat mencakup rencana yang lebih kecil, seperti daftar tonggak sejarah, kalender sumber daya, garis dasar jadwal, garis dasar biaya, garis dasar kualitas, dan daftar risiko.
Adalah tugas manajer proyek untuk menetapkan tujuan utama proyek, bekerja dengan pemimpin tim untuk memutuskan tugas apa yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut, dan siapa (atau departemen apa) yang harus dilibatkan untuk menyelesaikan tugas tersebut. Rencana manajemen proyek adalah cara untuk merekam dan mengomunikasikan informasi tersebut dan membuat semua orang sesuai jadwal. Anda dapat menganggap rencana anak perusahaan utama dan kecil sebagai blok bangunan dari rencana manajemen proyek.
Tiket
Langkah selanjutnya adalah mengidentifikasi input untuk rencana manajemen proyek: pernyataan ruang lingkup proyek, proses manajemen proyek, faktor lingkungan bisnis, dan aset proses organisasi:
- Pernyataan Ruang Lingkup Proyek – Manajer proyek membagikan harapan pelanggan.
- Proses Manajemen Proyek – Manajer proyek membagikan biaya proyek yang dinyatakan atau diperkirakan pelanggan, jenis peran yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas, jadwal pengiriman yang diusulkan, dan identifikasi asumsi dan kendala terkait.
- Faktor lingkungan bisnis – Ini adalah daftar faktor relevan yang tidak dapat Anda kendalikan; namun, hal-hal yang tidak dapat dikendalikan ini dapat menimbulkan masalah bagi proyek Anda. Rencana manajemen proyek mengenali faktor-faktor ini, seperti temperamen budaya organisasi, atau apakah ada rencana untuk menggunakan sumber daya internal atau eksternal, yang dikenal sebagai layanan profesional.
- Aset Proses Organisasi – Organisasi umumnya menetapkan proses standar untuk mengimplementasikan proyek dan mengelola data. Rencana manajemen proyek harus menggambarkan penerapan kebijakan dan prosedur standar organisasi. Itu juga harus menunjukkan bagaimana proyek mematuhi pedoman organisasi untuk manajemen data. Misalnya, beberapa organisasi mungkin melarang pemindahan data dari situs; oleh karena itu, klien tidak akan mengizinkan Anda atau staf Anda untuk bekerja dari rumah.
alat dan teknik
Bagian dari pengembangan rencana manajemen proyek memerlukan identifikasi alat dan teknik yang dapat digunakan untuk memastikan keberhasilan. Bergantung pada proyeknya, metodologi yang tepat dapat mencakup air terjun tradisional atau scrum tangkas; Sistem informasi manajemen proyek seperti bagan Gantt atau file Microsoft Excel dapat membantu melacak dan memantau tugas dan kemajuan. Proses manajemen kontrol perubahan yang diformalkan (subkomponen dari sistem informasi manajemen proyek) mencegah pergeseran ruang lingkup. Scope creep adalah penerimaan persyaratan yang tidak sah tanpa mengevaluasi bagaimana persyaratan tersebut akan mempengaruhi jadwal proyek, ruang lingkup, dan biaya.
Ringkasan Pelajaran
Rencana manajemen proyek mendokumentasikan struktur dan proses untuk melakukan tugas yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek; itu juga mencakup proses untuk memantau kemajuan, mengendalikan variabel yang diketahui dan tidak diketahui, dan persyaratan penyelesaian. Itu dapat dan harus direvisi ketika informasi tambahan diperoleh atau ruang lingkup proyek berubah.
Rencana manajemen proyek terdiri dari rencana anak perusahaan , yang ada sembilan, meskipun tidak semua proyek membutuhkan sembilan. Mereka adalah: manajemen ruang lingkup, manajemen jadwal, manajemen sumber daya, manajemen kualitas, peningkatan proses, manajemen orang, manajemen komunikasi, manajemen risiko, dan manajemen pengadaan. Sebelum memulai, manajer proyek membutuhkan masukan . Ini adalah faktor-faktor yang mengatur apa yang termasuk dalam rencana manajemen proyek, dan mereka adalah: pernyataan ruang lingkup proyek, proses manajemen proyek, faktor lingkungan bisnis, dan aset proses organisasi.
Manajer proyek dapat menggunakan metodologi seperti scrum tangkas bersama dengan sistem manajemen informasi proyek untuk menjaga proyek tetap pada jalurnya dan mengukur kemajuan. Alat-alat ini juga meminimalkan contoh dan dampak ruang lingkup melalui proses manajemen kontrol perubahan.
