Pandangan Pertama pada Kendala Tiga Kali Lipat
Katakanlah Anda bekerja untuk ABC Corporation. Setiap hari, rutinitasnya adalah mengawasi berbagai proyek yang melibatkan perusahaan. Beberapa tugas dasar mereka termasuk membuat karyawan tetap termotivasi, mengomunikasikan instruksi, dan menetapkan tujuan proyek. Meskipun pekerjaannya selalu menantang, akhir-akhir ini dia menemukan bahwa proyek yang ditugaskan kepadanya agak berlebihan. Soalnya, beberapa proyek Anda belum memenuhi persyaratan dasar. Misalnya, ada penundaan proyek yang menghabiskan uang perusahaan dan menunda jadwal proyek. Selain itu, klien meminta agar pekerja menyelesaikan tugas baru di lokasi. Apa yang akhirnya Anda perjuangkan adalah kendala tiga kali lipat dari manajemen proyek .
Definisi Manajemen Proyek dan Triple Constraints
Untuk memahami tiga kendala manajemen proyek, pertama-tama mari kita tentukan apa itu manajemen proyek. Manajemen proyek adalah proses menggunakan keterampilan dan alat untuk menyelesaikan proyek dari awal hingga selesai. Saat menyelesaikan sebuah proyek, ada tiga faktor penting yang harus dipahami oleh seorang manajer proyek. Ketiga faktor tersebut dikenal sebagai tiga kendala manajemen proyek dan meliputi: ruang lingkup, waktu, dan biaya . Ketika ketiga faktor tersebut bersatu, kita menyebutnya sebagai pembatas rangkap tiga dan kita mengilustrasikan faktor-faktor tersebut dalam bentuk segitiga. Setiap sudut mewakili salah satu pembatas dengan konsep kualitas yang menempati bagian tengah.
Setiap kendala mewakili elemen proyek yang harus dipatuhi oleh seorang manajer. Misalnya, sebuah proyek harus diselesaikan dalam biaya yang disepakati. Sebuah proyek harus selesai tepat waktu. Sebuah proyek harus memenuhi ruang lingkup proyek. Dan terakhir, proyek harus dilaksanakan dengan mempertimbangkan kualitas dan kepuasan pelanggan. Sangat sulit untuk mengubah satu kendala tanpa mempengaruhi dua kendala lainnya. Konsekuensinya, ketika satu atau lebih kendala tidak efektif, kualitas proyek dikompromikan, sehingga kualitas ditempatkan di pusat dari ketiga kendala tersebut. Mari kita lihat setiap kendala secara mendalam.
Biaya
Pembatasan pertama adalah biaya . Ketika sebuah perusahaan setuju untuk menyelesaikan proyek untuk klien, pada akhirnya ada anggaran. Biasanya, klien hanya bersedia membayar jumlah tertentu, sehingga manajer proyek harus menyelesaikan proyek sesuai dengan itu. Jika pada suatu saat terjadi pemotongan anggaran, kemungkinan besar dua kendala lainnya juga akan berubah. Biasanya, ruang lingkup proyek akan berkurang dan jumlah waktu untuk menyelesaikan proyek dapat meningkat.
Misalnya, saat Anda bekerja untuk ABC Corporation, Anda memiliki klien yang ingin Anda menyelesaikan proyek seharga $10.000. Sayangnya, setelah seminggu mengerjakan proyek, klien menjelaskan bahwa mereka hanya dapat menyumbang $8.000 untuk proyek tersebut. Dampaknya tidak hanya mempengaruhi biaya, tetapi juga ruang lingkup, waktu, dan kualitas. Pertama, ruang lingkup proyek harus diminimalkan untuk diselesaikan pada $8.000. Dengan kata lain, Anda tidak dapat melakukannya dengan $8.000 dan $10.000. Oleh karena itu, ruang lingkup berkurang dan proyek menjadi lebih kecil. Kualitas proyek juga bisa berkurang karena material yang akan digunakan harus diganti dengan material yang kualitasnya lebih rendah. Dan karena Anda perlu mencari bahan yang lebih murah, jangka waktu akan diperpanjang untuk dapat membandingkan harga.
Jam
Batasan kedua adalah waktu . Ketika sebuah perusahaan memutuskan untuk menyelesaikan sebuah proyek, ia menetapkan tanggal tenggat waktu kapan proyek tersebut harus diselesaikan. Jadi katakanlah seorang pelanggan datang ke ABC Corporation dengan sebuah proyek yang harus diselesaikan dalam dua minggu. Namun, tak lama setelah menetapkan tenggat waktu dua minggu, mereka memutuskan perlu menambah tenggat waktu tiga hari. Artinya, pertama, Anda membutuhkan lebih banyak tenaga kerja untuk menyelesaikan proyek dalam waktu singkat. Jadi, Anda harus menaikkan biaya untuk mengkompensasi penambahan karyawan. Selain itu, Anda harus menghapus beberapa item dari proyek untuk menyelesaikan proyek lebih cepat, yang pada akhirnya akan memengaruhi ruang lingkup proyek. Kualitas juga terpengaruh karena proyek kehilangan beberapa elemen penting untuk memenuhi kerangka waktu yang baru.
Cakupan
Elemen ketiga dari triple constraint dikenal sebagai scope . Ketika seorang klien meminta perusahaan untuk menyelesaikan sebuah proyek untuk mereka, mereka menjelaskan semua detail yang ingin mereka masukkan. Ini dikenal sebagai ruang lingkup proyek. Jadi bagaimana ruang lingkup mempengaruhi elemen lainnya? Nah, katakanlah ABC Corporation sedang menyelesaikan proyek elektronik untuk klien. Namun, pelanggan tersebut memutuskan untuk menambahkan lebih banyak aplikasi ke perangkat elektroniknya agar tetap kompetitif dengan perusahaan lain. Perubahan cakupan ini meningkatkan jumlah karyawan yang diperlukan untuk menambahkan aplikasi tambahan, dan tenggat waktu mungkin perlu diundur agar cukup waktu untuk menambahkan aplikasi. Kualitas dapat dikompromikan ketika karyawan dengan panik mencoba memasukkan lebih banyak aplikasi dengan sedikit waktu persiapan.
Ringkasan Pelajaran
Kendala triple manajemen proyek termasuk waktu, ruang lingkup, dan biaya. Ketika ketiganya digabungkan, mereka membentuk segitiga. Di pusat segitiga adalah kualitas. Setiap proyek menggabungkan ketiga batasan karena Anda harus memenuhi anggaran, menyelesaikan proyek dalam jangka waktu tertentu, dan memenuhi ruang lingkup yang diinginkan. Ketika satu kendala terpengaruh, dua lainnya biasanya terpengaruh juga. Pada akhirnya, kualitas proyek juga dapat terpengaruh.
