komunikasi bisnis rutin
Jadi, dia mengajukan kartu kredit pertamanya. Akhirnya hari itu tiba! Anda menerima surat dari ABC Credit Company. Dia mengklaim bahwa Perusahaan Kredit ABC memutuskan untuk tidak memperpanjang kreditnya. Ini membosankan, tapi bisa saja lebih buruk. Cara penulisan surat seperti ini benar-benar dapat memengaruhi cara pembaca menerima berita.
Jenis surat ini dianggap sebagai pesan rutin , yang dikirimkan bisnis kepada pelanggan setiap hari. Mereka dapat dikirim karena berbagai alasan, seperti:
- Konfirmasi pesanan
- Sampaikan tanggal kapal
- Berikan informasi tentang perubahan kredit.
- Perpanjang kredit ke pelanggan baru
Tidak peduli seberapa rutin jenis korespondensi ini, penting bagi bisnis untuk mengingat bahwa pelanggan adalah penerimanya.
Cara mengecewakan seseorang dengan lembut
Jadi saat menulis surat seperti ini, penting untuk menjaga nada positif. Tempatkan diri Anda pada posisi pembaca. Tanyakan pada diri sendiri bagaimana Anda ingin berita itu menyebar.
Coba contoh ini:
Maria sayang,
Terima kasih atas permintaan Anda baru-baru ini untuk menjadi anggota Kartu Gold. Kami tahu betapa berartinya kredit bagus bagi Anda. Namun, setelah meninjau permintaan Anda dengan saksama, kami dengan hormat menolaknya saat ini. Keputusan ini didasarkan pada riwayat pembayaran kredit Anda baru-baru ini.
Kami meninjau aplikasi kredit setiap enam bulan. Jika riwayat kredit Anda berubah selama waktu itu, jangan ragu untuk mengajukan permohonan kembali melalui aplikasi online kami yang nyaman.
Sementara itu, jangan ragu untuk menghubungi manajer kredit kami, Julie Sunshine, di 555-212-5555 untuk membahas pilihan lain, seperti kartu kredit aman atau bahkan konseling kredit.
Kami senang Anda telah meminta layanan kami dan kami berharap dapat melakukan bisnis dengan Anda dalam waktu dekat.
Sejujurnya,
Bob Hart
manajer kredit
Dalam surat ini, Pak Hart berterima kasih kepada Mary karena telah melamar, memberikan nada positif, dan memberikan opsi untuk kredit di masa mendatang.
Menyampaikan kabar gembira kepada seorang pemohon kredit
Asumsikan bahwa Jane, pemilik Jane’s Gourmet Deli, disetujui untuk kredit. Nada positif yang sama berlaku. Namun, informasi lebih lanjut akan dimasukkan dalam jenis surat ini:
- jumlah kredit
- kondisi kredit
- Ketentuan uang muka
- Biaya Keterlambatan Pembayaran
- Opsi pembayaran
- opsi pesanan
- Kontak informasi
Surat itu akan terlihat seperti ini:
Jane sayang,
Selamat datang di Green Bean Grocers, Inc. Merupakan kehormatan dan kesenangan bagi kami untuk memperpanjang batas kredit perusahaan Anda, Jane’s Gourmet Deli, sebesar $5.000. Kami tahu Anda menghargai pembayaran yang cepat dan begitu juga kami. Di bawah ini adalah persyaratan kredit kami:
Batas Kredit: $5.000
Kondisi: 30 hari pembayaran penuh diperlukan
Pembayaran di muka: Bayar dalam 15 hari dan dapatkan diskon 2% untuk pesanan Anda berikutnya
Biaya Keterlambatan: Pembayaran yang lebih lama dari 30 hari dikenakan biaya keterlambatan 5%.
Opsi Pembayaran: Pembayaran Online, Cek Bersertifikat, dan Wesel
Kami sangat senang dengan hubungan baru kami dan ingin membuatnya senyaman mungkin. Manfaatkan sistem pemesanan online kami, yang disebut Easy Peasy.
Jane, kami ingin mengucapkan terima kasih khusus. Gunakan kode NEWBIE pada pesanan Anda berikutnya untuk menerima diskon 25% untuk semua barang dagangan yang tidak didiskon.
Sekali lagi, kami menghargai bisnis Anda.
Sejujurnya,
Legum Mimi
manajer kredit
Dalam korespondensi ini, Jane tidak hanya diberi tahu tentang keputusan tersebut tetapi juga secara positif; Anda telah diberi semua detail yang Anda butuhkan untuk melanjutkan pesanan Anda.
surat pesanan pelanggan
Saya yakin Anda telah memesan secara online. Sangat menyenangkan mengetahui bahwa sebuah paket akan tiba kapan saja! Tapi kemudian, Anda bertanya-tanya tentang beberapa hal. Apakah mereka memesan dengan benar? Bagaimana paket akan tiba? Kapan itu akan tiba? Dengan begitu banyak pertanyaan yang membayang, tidak ada istirahat sampai bel pintu berbunyi.
Nah, perusahaan dapat mengeluarkan misteri dari belanja online dengan memberikan beberapa fakta kepada pelanggan:
- Isi pesanan
- Informasi Pengirim
- Tanggal pengiriman
- istilah perkiraan
- informasi pelacakan
- Kebijakan pembatalan
- Kebijakan pengembalian
- Kontak informasi
Ayo lihat:
Avery yang terhormat,
Kami sangat senang Anda telah melakukan pemesanan dengan perusahaan kami. Kami ingin terus memberi tahu Anda tentang status pesanan Anda.
Pesanan Anda terdiri dari:
3-16 oz Botol Shampo Pria Macho (SKU12345)
3-16 ons botol Macho Man Conditioner (SKU12346)
Pesanan Anda akan tiba melalui USPS dan akan dikirimkan pada 7/7/2015. Tanggal pengiriman yang diharapkan adalah 7/12/2015. Ini berarti akan memakan waktu sekitar 5 hari untuk tiba. Jika Anda memutuskan untuk membatalkan pesanan, Anda memiliki waktu hingga 6 Juli 2015 untuk melakukannya melalui situs web kami atau dengan menelepon nomor bebas pulsa kami, yang tersedia 24 jam sehari, 7 hari seminggu.
Anda dapat melacak kiriman Anda di situs web USPS. Gunakan nomor pelacakan ini: 987654321.
Setelah Anda menerima kiriman Anda, ketahuilah bahwa pengembalian juga mudah. Cukup buka situs web kami dan ikuti petunjuknya.
Sebagai ucapan terima kasih, gunakan kode diskon HAIRY untuk menerima diskon 25% untuk pesanan Anda berikutnya.
Menikmati,
Anggota Klub Karen
Manajer pelayanan pelanggan
Cukup sederhana, ya? Menulis pesan yang berisi informasi pulsa atau pesanan memang memiliki beberapa aturan sederhana. Bersikaplah positif, sertakan informasi sebanyak mungkin, dan sediakan cara untuk menghubungi perusahaan.
Ringkasan Pelajaran
Dalam pelajaran ini, kita belajar bahwa saat mengirimkan korespondensi rutin tentang permintaan pelanggan atau masalah kredit, sebaiknya jaga nada positif.
Ketika kami mengirimkan pesan tentang keputusan pengajuan kredit yang positif, kami harus menyertakan informasi penting, seperti jumlah kredit, ketentuan pembayaran, dan cara pengiriman pembayaran.
Dalam keputusan kredit negatif, kita harus menawarkan opsi untuk permohonan di masa mendatang dan informasi berguna lainnya yang mungkin diperlukan pemohon, seperti alasan keputusan dan cara mengajukan permohonan di masa mendatang.
Konfirmasi pesanan klien harus mencakup konten pesanan, metode pembayaran, dan bahkan cara menempatkan pesanan di masa mendatang.
Semua korespondensi harus ceria dan membantu klien.