Berikut ini terdapat beberapa format penulisan surat pengunduran diri, yakni sebagai berikut:
1. Nama Kota dan Tanggal
Umumnya pencatatan nama kota dan tanggal diposisi pada sebelah pojok kanan atas. Dalam pencatatan nama kota perlu dimulai dengan huruf besar, pembatas nama kota dan tanggal ialah tanda koma dan ditutup tanpa mengenakan tanda titik.
2. Nama Dan Alamat Yang Dituju
Surat pengunduran diri umumnya diarahakn kepada bagian HRD Personalia ataupun secara langsung kepada Direktur. Apabila diarahkan pada Direktur, lalu perlu dicatatkan dengan benar dan melampirkan gelarnya. Jauhi pencatatan kata “di tempat” tentu makin baik apabila dicatatkan beserta nama kota.
3. Salam Pembuka
Serupa surat jenis lainnya, misalnya pada pencatatan surat pengunduran diri hendaknya diikuti salam pembuka.
4. Alasan Pengunduran Diri
Dalam bentuk ini sedikit sulit untuk dicatatkan, namun apabila hendak mengundurkan diri maka yang harus diikuti, apabila tidak diikuti latar belakang tetapi dapat jadi perusahaan tersebut berkeberatan pengunduran diri anda.
5. Menulis Tanggal Mengundurkan Diri
Tuliskan tanggal saat mengundurkan diri anda, biar begitu sungguh-sungguh keluar dari perusahaan tersebut dan pihak perusahaan telah mempunyai penggantinya.
6. Ucapan Terima Kasih
Kamu bisa mengucapkan terima kasih yang bertujuan untuk menghormati Direktur. Bisa juga untuk mengucapkan terima kasih atas perlakuan baik yang dikasihkan semasa bekerja disana atau juga bisa mengucapkan terima kasih karena surat yang anda buat diterima dengan baik oleh personalia maupun Direktur.
7. Permohonan Maaf
Biarpun anda menganggap bahwa anda tidak mempunyai salah pada perusahaan, anda konsisten harus meminta maaf. Karena bisa jadi anda mempunyai kesalahan yang tidak kedapatan.
8. Salam Penutup
Salam penutup yang digunakan hendaknya serupa dengan salam pembuka. Seperti apabila anda mengenakan assalamualaikum bahwa hendaknya memakai sebutan juga demikian.
9. Nama dan Tanda Tangan
Nama dan tanda tangan penyusun surat pengunduran diri demi dibutuhkan karena surat ini terbilang dalam surat resmi, apalagi ada perusahaan yang berharap penyusun surat tersebut memasukkan materai untuk kebutuhan administrasi. Umumnya tanda tangan ini terdapat di bagian kanan bawah ataupun sebanding tanggal pembuatan surat.