Definisi dan alat
Pernahkah Anda bertanya-tanya apa cara terbaik untuk memulai proyek? Pernahkah Anda melihat sebuah proyek berubah menjadi kecelakaan kereta virtual di depan mata Anda? Bayangkan diberi alat sederhana yang memudahkan untuk menilai situasi Anda. Mungkin proses analisis internal dan eksternal manajemen proyek tepat untuk Anda.
Analisis SWOT adalah proses meningkatkan keberhasilan proyek secara keseluruhan dengan mengevaluasi kekuatan dan kelemahan internal perusahaan, sambil juga meninjau peluang dan ancaman eksternal yang mungkin dihadapi perusahaan. Itu sebabnya SWOT berarti:
Kekuatan
Kelemahan Peluang Ancaman
Analisis SWOT adalah proses kelompok yang kuat yang memungkinkan dilakukannya brainstorming atau komunikasi terbuka di dalam perusahaan Anda. Proses ini melibatkan membawa pemangku kepentingan utama perusahaan , atau orang-orang yang terpengaruh oleh keputusan, ke dalam sebuah ruangan dan menetapkan tujuan yang jelas untuk percakapan tersebut.
Tujuan dari setiap proses SWOT adalah untuk mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang pasar Anda, bisnis Anda, dan persaingan Anda. Proses analisis ini harus meningkatkan keseluruhan proyek atau pelaksanaan tugas individu. SWOT adalah cara mengevaluasi faktor internal perusahaan , atau hal-hal yang dapat dikendalikan di dalam perusahaan, terhadap faktor eksternal yang berada di luar kendali perusahaan, seperti ekonomi.
Contoh
Katakanlah Anda telah bekerja untuk layanan kebersihan yang memiliki empat lokasi di seluruh kota selama bertahun-tahun. Saat ini ada seratus karyawan dan presiden perusahaan Anda telah memutuskan bahwa inilah saatnya untuk memperluas kerajaan kebersihan. Lima puluh persen dari kontrak perusahaan saat ini adalah untuk properti residensial dan lima puluh persen lainnya untuk bisnis komersial. Presiden menugaskan manajer proyek untuk membantu perusahaan membuka lokasi baru.
Manajer proyek memutuskan untuk mengadakan pertemuan SWOT dan mengundang beberapa anggota staf eksekutif perusahaan, penyelia dari masing-masing departemen kunci, beberapa pelanggan bisnis, dan beberapa pelanggan perumahan. Pertemuan diadakan di pusat konferensi lokal, di mana empat flipchart kosong dipasang untuk dilihat semua orang. Setiap grafik diberi label: Kekuatan, Kelemahan, Peluang, dan Ancaman.
Proses SWOT
Proses ini dirancang untuk secara jelas mengidentifikasi faktor internal versus eksternal dari sebuah proyek:
- Poin kuat: penilaian internal tentang apa yang dilakukan perusahaan dengan baik.
- Kelemahan: evaluasi internal di mana perusahaan perlu meningkatkan.
- Peluang: penilaian eksternal tentang apa yang dapat diperoleh perusahaan.
- Ancaman: penilaian eksternal tentang apa yang dapat membahayakan keberhasilan perusahaan.
Analisis internal dapat mencakup tinjauan penjualan dan pendapatan historis atau baru-baru ini, posisi merek atau produk, dan kemampuan karyawan. Analisis eksternal dapat mencakup tinjauan demografi pasar, ekonomi, teknologi saat ini, pelanggan, dan vendor. Salah satu faktor eksternal yang paling penting untuk ditinjau adalah persaingan perusahaan.
pertanyaan yang tepat
Analisis SWOT adalah tentang mengajukan pertanyaan yang tepat untuk menentukan bagaimana melangkah maju dengan sebuah proyek. Sebagai contoh:
- Kekuatan: Pengalaman apa yang dimiliki tim saya?
- Kelemahan: Apakah proyek dapat diselesaikan sesuai jadwal?
- Peluang: Apakah kita memanfaatkan teknologi baru di pasar?
- Ancaman: Jika anggota tim utama pergi, apakah mudah untuk mengganti peran?
Jadi, bayangkan Anda kembali ke rapat SWOT perusahaan Anda. Manajer pelatihan yakin bahwa hanya perlu beberapa minggu untuk menyiapkan dan menjalankan staf baru dan melihat ini sebagai kekuatan besar.
Namun, manajer perekrutan juga merasa bahwa perusahaan kebersihan baru di kota, yang hanya berfokus pada klien perumahan, merekrut semua talenta bagus di kota dengan menawarkan keuntungan yang lebih baik. Perusahaan harus melihat ini sebagai ancaman yang kuat.
Kepala pemasaran yakin bahwa anggaran periklanan terlalu rendah dan perusahaan tidak dapat menjangkau sebanyak mungkin pelanggan baru secara online. Ini adalah kelemahan.
Namun, ada perusahaan leasing mobil baru yang akan menawarkan potongan harga yang besar kepada pemberi kerja yang menyewa lebih dari dua puluh kendaraan setiap tahun. Perusahaan melihat ini sebagai peluang untuk memperluas jejaknya dengan mampu melayani lebih banyak lokasi.
Keuntungan dan kerugian
Analisis SWOT memiliki keuntungan besar. Ini sederhana dan hanya membutuhkan ruangan, flipchart, dan pemangku kepentingan utama. Ini membutuhkan biaya dan waktu yang minimal, biasanya hanya beberapa hari di satu lokasi. Dan itu juga mendorong komunikasi terbuka. Setiap daerah yang terkena dampak memiliki kesempatan untuk berkontribusi.
Kerugian dari analisis SWOT adalah cenderung membuat daftar panjang dan beberapa item perlu diangkat untuk diskusi lain. Daftar yang sama ini biasanya tidak seimbang. Dengan kata lain, kekuatan tidak serta merta menghilangkan kelemahan. Selain itu, terkadang prosesnya bisa melibatkan terlalu banyak orang. Pernahkah Anda mendengar ungkapan “terlalu banyak juru masak dalam panci”? Pastikan untuk membatasi audiens hanya untuk mereka yang terpengaruh.
Misalnya, berdasarkan diskusi SWOT, perusahaan Anda dapat memutuskan untuk menerima sewa baru tersebut. Uang yang dihemat perusahaan akan diinvestasikan untuk memperluas sisi bisnis bisnis dengan meningkatkan iklan online-nya ke pelanggan bisnis potensial. Sebagai bagian dari proses itu, mereka akan menawarkan cuti berbayar tambahan kepada karyawan baru untuk tahun pertama. Informasi yang didapat dari sesi brainstorming memungkinkan perusahaan untuk membuat rencana yang koheren berdasarkan masukan nyata.
Ringkasan Pelajaran
Analisis SWOT adalah proses meningkatkan keberhasilan proyek secara keseluruhan dengan mengevaluasi kekuatan dan kelemahan internal perusahaan, sambil juga meninjau peluang dan ancaman eksternal yang mungkin dihadapi perusahaan. Proses SWOT membutuhkan komunikasi terbuka melalui brainstorming, melibatkan pemangku kepentingan utama atau orang-orang yang paling terpengaruh oleh keputusan.
Analisis internal mengevaluasi variabel yang dapat dikontrol dalam perusahaan dan dapat mencakup evaluasi penjualan dan laba historis, asosiasi merek, kemampuan karyawan, dan pemosisian produk. Analisis eksternal mengevaluasi variabel yang tidak dapat dikendalikan di luar perusahaan dan dapat mencakup peninjauan demografi pasar, teknologi saat ini, pelanggan, dan vendor. Elemen yang paling penting untuk ditinjau adalah persaingan perusahaan.