Definisi peta proses
Pernahkah Anda menjadi editor buletin? Katakanlah Anda memiliki waktu terbatas, dan selama rapat staf baru, Anda perlu menjelaskan bagaimana karyawan dapat berkontribusi pada buletin. Anda memutuskan bahwa cara terbaik untuk menjelaskan cara dipublikasikan adalah dengan membuat peta proses.
Peta proses merinci alur kerja yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas. Peta-peta ini adalah representasi visual dari suatu proses. Peta proses dapat merinci sesuatu yang sederhana, seperti cara merapikan tempat tidur, atau sesuatu yang jauh lebih rumit, seperti kapan harus menjatuhkan bom ke target musuh.
Peta proses digunakan untuk mengidentifikasi alur kerja, yang mencakup langkah kunci, penundaan, duplikasi, keputusan, dan langkah pengerjaan ulang. Langkah- langkah pengerjaan ulang adalah saat-saat ketika proses macet karena pengerjaan yang salah atau input yang salah. Pekerjaan memperlambat proses karena harus diulang. Manfaat menggunakan peta proses adalah sebagai berikut:
- Gambar secara visual dapat mewakili sesuatu yang sulit dilakukan dengan kata-kata.
- Mereka merangsang diskusi tentang masalah dalam proses.
- Area ketidakpatuhan dapat diidentifikasi
- Mereka dapat mengidentifikasi tempat-tempat di mana perbaikan diperlukan
- Sebagian besar siswa belajar lebih cepat saat menggunakan gambar
Peta proses cenderung berkembang dari waktu ke waktu. Mereka dapat berguna dalam mengoptimalkan operasi. Perusahaan dapat mengembangkannya untuk hal-hal seperti pengambilan keputusan strategis atau pengembangan produk. Anda mungkin memiliki satu yang saat ini dan ingin membandingkannya dengan yang Anda cita-citakan di masa depan. Kunci untuk mengembangkan peta proses adalah mengidentifikasi proses dengan benar.
Menentukan proses
Bagian terpenting dalam mengembangkan peta proses adalah mendapatkan langkah- langkah proses yang benar . Langkah-langkah adalah bagian-bagian yang diperlukan untuk menyelesaikan proses yang dimaksud. Untuk melakukan ini, Anda mungkin perlu menggunakan deskripsi pekerjaan, mengamati pekerja, berbicara dengan karyawan, dan mewawancarai penyelia.
Mulailah mengembangkan peta proses Anda untuk membuat buletin triwulanan. Anda ingin karyawan memahami apa yang diperlukan untuk memposting sesuatu. Jadi, kita mulai dengan langkah-langkahnya. Anda mungkin tidak secara sadar menganggap ini sebagai suatu proses, tetapi memang demikian. Langkah Anda mungkin:
- Proposal buletin diterima.
- Artikel-artikel ditulis.
- Artikel diperiksa untuk plagiarisme.
- Tentukan apakah artikel tersebut dapat diterima untuk diterbitkan. Jika demikian, draf disetujui dan dilanjutkan ke langkah berikutnya. Jika tidak, artikel akan melalui siklus pengerjaan ulang dan dikirim ke editor khusus. Jika editor menyetujui pengeditan artikel, draf disetujui dan Anda melanjutkan ke langkah berikutnya. Jika penerbit tidak melakukannya, artikel tersebut ditolak.
- Buletin diterbitkan.
Ini adalah awal dari peta proses Anda. Setelah Anda memiliki langkah-langkah untuk suatu proses, Anda dapat bergerak maju dengan menetapkan simbol diagram alur.
Simbol diagram alir untuk peta proses
Peta proses menggunakan simbol khusus untuk mendefinisikan operasi dan aliran tertentu. Mari kita lihat beberapa simbol yang paling umum dan artinya. Kami akan melakukannya dengan menggunakan contoh pengembangan buletin kami.
Saat membuat peta proses, persegi panjang digunakan sebagai simbol proses . Proses adalah tindakan yang terjadi selama proses. Persegi panjang adalah simbol yang paling banyak digunakan dalam peta proses.
Dalam contoh kami, proses ini adalah:
- Proposal buletin diterima
- menulis artikel
- pemeriksaan plagiarisme
- Merujuk ke editor
- menolak artikel
- menyetujui draf
- Publikasikan buletin
Simbol umum lainnya adalah simbol keputusan . Ini menunjukkan tempat dalam proses di mana keputusan harus dibuat. Ini biasanya pilihan ya / tidak. Ini bisa digambarkan sebagai berlian. Dalam peta proses buletin kami, keputusan harus dibuat tentang apakah draf artikel dapat diterima. Jika draf artikel dapat diterima, disetujui apa adanya atau dikirim ke editor untuk diubah. Setelah artikel diperbarui oleh penerbit, keputusan kedua harus diambil apakah artikel tersebut sekarang dapat diterima.
Kami membutuhkan sesuatu untuk menghubungkan proses dan keputusan kami. Ini dilakukan dengan menggunakan panah, yang disebut konektor garis aliran. Konektor flowline menunjukkan kepada kita bagaimana proses pengembangan buletin berkembang. Mereka memandu kami sejak proposal buletin diterima hingga selesai dan diterbitkan.
Ada banyak simbol proses lainnya. Kami memiliki simbol untuk dokumen, penghentian, penundaan, entri manual, dan lainnya. Mari kita lihat segitiga. Mereka biasanya menunjukkan penyimpanan bahan mentah atau jadi. Segitiga menunjuk ke atas adalah simbol produk jadi yang memberi tahu kita bahwa produk jadi tertentu perlu disimpan. Barang jadi hanyalah produk yang telah jadi. Saat Anda membeli mobil, produk akhirnya adalah mobil itu sendiri.
Segitiga yang mengarah ke bawah adalah simbol untuk bahan baku , memberi tahu kita bahwa bahan tersebut perlu disimpan. Bahan baku adalah input yang digunakan untuk menyelesaikan barang jadi. Saat Anda membeli mobil, bahan bakunya adalah bagian-bagian yang menyusun mobil tersebut, seperti jok, roda, stereo, dan kaca spion. Jika Anda membuat jok mobil, bahan bakunya adalah pelapis, bantalan, elektronik, tuas, sandaran kepala, dan rangka.
Beberapa peta proses cukup sederhana, sementara yang lain sangat kompleks. Kompleksitasnya tergantung pada apa yang Anda ilustrasikan. Jika Anda menjelaskan suatu proses kepada calon pelanggan, ini sangat berbeda dengan jika Anda menjelaskan sesuatu kepada pemegang saham. Pemegang saham memiliki kepentingan dalam perusahaan dan akan mengharapkan banyak detail.
Ringkasan Pelajaran
Mari kita tinjau apa yang telah kita pelajari. Kami belajar bahwa peta proses menunjukkan alur kerja yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas dan menyoroti apa yang terjadi dalam proses dengan menggunakan simbol yang berbeda untuk mengilustrasikan aktivitas yang berbeda. Kami mempelajari tentang dua jenis langkah: langkah proses , yang merupakan bagian yang diperlukan untuk menyelesaikan proses yang ada, dan langkah pengerjaan ulang. , yaitu saat proses macet karena pengerjaan yang salah atau input yang salah. Misalnya, persegi panjang digunakan sebagai simbol proses dan wajik digunakan untuk menunjukkan keputusan. Untuk menghubungkan langkah-langkah ini dalam proses kami, kami menggunakan konektor garis aliran. Simbol disatukan dengan cara yang menunjukkan bagaimana tugas diselesaikan. Contoh keputusan termasuk simbol keputusan, yang menunjukkan tempat dalam proses di mana keputusan harus dibuat, dan simbol bahan baku, yang memberitahu kita bahan yang harus disimpan. Ingatlah bahwa bahan baku dalam hal ini adalah input yang digunakan untuk menyelesaikan barang jadi. Peta proses bermanfaat untuk pelatihan, melakukan perbaikan, dan mengidentifikasi bahaya.