Manajemen Manfaat: Definisi
Setiap kali seseorang menyebutkan manajemen proyek, kami mulai berpikir untuk mengembangkan anggaran dan menjadwalkan kegiatan pengembangan. Ini jelas merupakan aspek penting dari manajemen proyek. Namun, lebih sering daripada tidak , kegiatan manajemen manfaat yang terkait dengan manajemen proyek sering diabaikan, padahal seharusnya menjadi aspek penting dari manajemen proyek yang sukses. Baiklah, jadi apa sebenarnya manajemen manfaat itu ?
Ini adalah saat manajer proyek membutuhkan waktu hanya untuk memastikan bahwa hasil akhir proyek memberikan nilai bagi organisasi. Sebelum proyek apa pun dimulai, manajer proyek duduk dengan pemangku kepentingan penting lainnya, seperti manajemen puncak dan karyawan. Mereka membahas proyek-proyek penting yang dapat diterapkan organisasi untuk meningkatkan hal-hal dalam organisasi. Harapan pemangku kepentingan adalah bahwa setelah proyek diselesaikan dan disetujui oleh manajer proyek, organisasi harus mulai merasakan dampak positif dari proyek tersebut.
Manajemen Manfaat: Contoh
Untuk mengilustrasikan Manajemen Manfaat dengan lebih baik , mari gunakan contoh perusahaan STU. STU adalah organisasi yang ingin mempekerjakan Jack, seorang manajer proyek, untuk mengembangkan sistem yang melacak inventaris produk. Keluaran dari sistem proyek ini harus memungkinkan organisasi mengelola inventaris masuk dan keluar secara akurat dan bahkan mungkin mengurangi kasus pencurian produk. Ini juga keuntungan yang ingin dicapai STU dengan proyek yang diimplementasikan Jack. Proses dimana manfaat ini diperoleh dan dipantau dikenal sebagai manajemen manfaat .
STU dapat memperoleh sejumlah manfaat melalui penggunaan Manajemen Manfaat yang tepat . Seperti yang telah disebutkan, mengamankan manfaat dari suatu proyek adalah alasan utama mengapa proyek dilaksanakan sejak awal. Manfaat harus merupakan atribut positif dan terukur yang dialami organisasi ketika proyek berhasil dilaksanakan. Manfaat tersebut bisa berwujud, seperti bertambahnya jumlah mobil yang dirakit di pabrik perakitan mobil dalam sehari atau berkurangnya jumlah bahan baku yang dicuri. Manfaat juga bisa bersifat intangible, seperti meningkatkan nama baik dan reputasi perusahaan serta meningkatkan kepuasan pelanggan.
Jack, tugas project manager dalam hal ini adalah memastikan bahwa semua aktivitas yang berlangsung selama pelaksanaan proyek terkait dengan hasil akhir tersebut, dimana hasil akhir tersebut harus berupa atribut yang positif dan terukur . Dalam kasus kami, hasil akhirnya adalah mengurangi pencurian inventaris melalui mekanisme pelacakan yang lebih baik. Bagian berikutnya melihat lebih dekat bagaimana Jack dapat memastikan pengelolaan keuntungan yang tepat dilakukan .
Kegiatan manajemen manfaat dalam manajemen proyek
Untuk memastikan bahwa manajemen manfaat benar-benar dimasukkan ke dalam manajemen proyek, Jack dapat melakukan sejumlah aktivitas. Kegiatan tersebut adalah:
- Mengembangkan rencana manajemen manfaat
Ini adalah rencana yang menjelaskan bagaimana Jack akan mengukur manfaat dari proyek tersebut. Rencana ini menguraikan peran dan tanggung jawab berbagai pemangku kepentingan dalam mencapai manfaat tersebut. Sambil mengembangkan rencana pengelolaan manfaat , Jack juga akan mengembangkan indikator kinerja utama. Ini adalah metrik yang digunakan untuk menentukan apakah manfaat tertentu tercapai. Misalnya, indikator kinerja utama dapat digunakan untuk mengukur jumlah total persediaan yang hilang yang dihadapi perusahaan dalam beberapa bulan terakhir. Apa pun di atas batas yang diizinkan ini tidak bermanfaat bagi STU.
- identifikasi manfaat
Langkah selanjutnya bagi Jack adalah mengidentifikasi manfaat yang menurut organisasi sangat penting. Hal ini dilakukan melalui konsultasi dengan pemangku kepentingan penting, seperti karyawan. Semua manfaat yang diidentifikasi dapat diurutkan dari yang paling penting hingga yang paling tidak penting. Setiap manfaat dapat diberi metrik. Misalnya, manfaat dapat digambarkan sebagai pengurangan pencurian inventaris sebesar 50%. Uraian ini memberikan informasi tentang manfaat terukur yang selalu dapat dirujuk oleh pihak yang berkepentingan.
- Mengembangkan rencana realisasi manfaat
Pada titik ini, Jack mengembangkan serangkaian tujuan dasar untuk berbagai manfaat yang mereka harapkan dari sebuah proyek. Misalnya, jika salah satu manfaatnya adalah mengurangi pencurian inventaris dengan persentase tertentu, ini dianggap sebagai garis dasar. Langkah-langkah dasar ini harus memandu tim proyek sepanjang siklus hidup proyek.
- Mengimplementasikan perubahan
Agar manfaatnya terwujud sepenuhnya, perubahan tidak bisa dihindari. Mungkin agar manfaat proyek dapat dirasakan, organisasi perlu mengubah cara mereka melakukan sesuatu. Misalnya, jika hasil proyek adalah untuk mengurangi pencurian inventaris, maka salah satu perubahan yang mungkin perlu dilakukan adalah menempatkan barcode pada inventaris agar mudah dilacak. Ini adalah proses tambahan yang belum pernah ada sebelumnya dan perlu diperkenalkan oleh organisasi.
- Dapatkan manfaat
Setelah perubahan yang diperlukan dilakukan untuk mengakomodasi manfaat potensial dari suatu proyek, diharapkan manfaat tersebut akan mulai terwujud. Pada titik ini, Jack harus memeriksa bahwa manfaat yang diidentifikasi benar-benar terwujud. Terkadang manfaat dari suatu proyek baru disadari setelah selesai. Oleh karena itu, pelacakan realisasi manfaat dapat berlanjut lama setelah proyek selesai.
Ringkasan Pelajaran
mengkaji konsep manajemen manfaat . Manajemen manfaat adalah bagian penting dari manajemen proyek, karena memungkinkan manajer proyek untuk secara jelas menentukan nilai apa yang akan diperoleh organisasi dari proyek tertentu. Manfaat dijelaskan di sini sebagai atribut positif dan terukur yang dialami organisasi ketika proyek berhasil dilaksanakan. Untuk melakukan manajemen keuntungan secara efisien , serangkaian kegiatan dapat dilakukan. Kegiatan ini dibahas secara luas dalam pelajaran dan termasuk mengembangkan rencana pengelolaan manfaat , mengidentifikasi manfaat, mengembangkan rencana realisasi manfaat, menerapkan perubahan, dan mencapai manfaat.