Risiko dan manajemen risiko
Sponsor proyek Casey baru saja kembali dari cuti tiga bulan. Sekembalinya, sponsor ingin mengetahui risiko proyek karena mereka yakin ini akan memberi mereka gambaran paling jelas tentang apakah proyek berjalan sesuai rencana. Casey menyertakan sponsor dalam pelaporan risiko dan komunikasi dengan pemangku kepentingan yang terlibat. Tapi apa itu risiko dan bagaimana cara melaporkannya? Dan bagaimana tanggapan dari pemangku kepentingan?
Dalam proyek, risiko adalah segala sesuatu yang mungkin memiliki efek positif atau negatif pada proyek dan/atau hasilnya yang melibatkan beberapa ketidakpastian. Dalam manajemen risiko, Casey memulai dengan mengidentifikasi sebanyak mungkin risiko. Untuk setiap risiko ini, dia mencirikan probabilitas dan dampaknya. Tingkat kenyamanan kolektif pemangku kepentingan proyek mengenai campuran kemungkinan dan dampak menentukan risiko yang akan ditangani Casey. Risiko-risiko yang perlu ditangani dan tanggapan terhadap masing-masing risiko tersebut menjadi dasar dari laporan risiko.
|
Representasi grafis dari penilaian risiko. |
laporan risiko
Dalam pelaporan risiko, Casey memiliki dua tujuan utama dalam apa yang dia komunikasikan kepada sponsor dan pemangku kepentingan lainnya. Yang pertama adalah memberikan pembaruan tentang apa yang sedang terjadi dengan proyek, statusnya saat ini. Yang kedua adalah memberikan pembaruan tentang apa yang berpotensi terjadi dalam proyek: keadaan masa depannya.
Isi
Isi laporan risiko yang akan diberikan Casey kepada sponsor dan pemangku kepentingan lainnya selaras dengan isi daftar risiko , yang merupakan dokumentasi formal dari risiko yang teridentifikasi. Ini termasuk risiko, probabilitas dan dampak, dan rincian respons yang direncanakan terhadap risiko yang dianggap signifikan. Risiko yang perlu ditangani adalah titik fokus dari laporan risiko.
Risiko ditangani
Hal pertama yang dilaporkan Casey tentang risiko yang ditangani adalah status masing-masing. Ini tergantung pada risikonya, tetapi biasanya menunjukkan apakah risiko telah terjadi atau tidak. Jika risiko belum terjadi, status juga dapat menunjukkan apakah masih berpotensi terjadi atau kemungkinan terjadinya telah berlalu. Misalnya, jika proyek Casey melibatkan kontraktor untuk tahap satu dan proyek mencapai tahap dua tanpa masalah, risiko apa pun yang terkait dengan kontraktor akan dilaporkan sebagai tidak terjadi dan tidak mungkin terjadi.
Hal berikutnya yang dilaporkan Casey berfokus pada risiko yang telah terjadi dan terkait dengan respons risiko , yaitu tindakan atau kelalaian yang diputuskan untuk mengatasi risiko tersebut. Ini termasuk tanggapan seperti transfer , di mana dampak risiko ditempatkan di tempat lain, seperti melalui asuransi, atau penerimaan , di mana keputusan dibuat untuk tidak mengambil tindakan apa pun untuk mencegah atau mengatasi risiko. Baik risiko maupun respons risiko dapat memengaruhi biaya, jadwal, dan/atau ruang lingkup proyek, jadi penting bagi Casey untuk memberi tahu pemangku kepentingan tentang hal ini juga.
Hal terakhir yang dilaporkan Casey tentang risiko yang ditangani adalah setiap perubahan yang telah terjadi. Mengidentifikasi risiko, mengkualifikasikannya, mengukurnya, dan merencanakan respons dilakukan dengan kemampuan terbaiknya, tetapi prosesnya tidak tepat. Jika Casey mengetahui bahwa risiko yang diberi peringkat Probabilitas Tinggi Dampak Tinggi sebenarnya adalah Probabilitas Rendah Dampak Rendah, dia ingin melaporkannya kepada sponsor proyek dan pemangku kepentingan.
risiko baru
Selain melaporkan risiko yang perlu ditangani, Casey juga melaporkan risiko baru yang telah teridentifikasi. Namun, hal ini hanya dilakukan untuk risiko baru yang telah diidentifikasi dan ditentukan perlu ditangani. Dengan cara yang sama bahwa risiko yang teridentifikasi sebelumnya dapat berubah, risiko baru dapat teridentifikasi. Ini karena proses identifikasi risiko harus berlanjut sepanjang proyek. Tim tahu lebih banyak tentang proyek dan potensi risikonya di seluruh proyek daripada di awal.
Format
Karena Casey mengkomunikasikan risiko kepada sponsor proyek dan pemangku kepentingan lainnya, pekerjaannya tidak hanya melibatkan konten, tetapi juga format. Penting untuk memberikan informasi yang relevan dan akurat, tetapi juga dengan cara yang jelas dan mudah dipahami oleh semua audiens Anda, seperti pada tabel di bawah ini. Format khas untuk laporan risiko melibatkan penambahan kolom untuk hal-hal seperti status dan catatan ke log risiko, yang sudah menangkap informasi penting tentang potensi risiko.
Mempertaruhkan |
Prioritas |
Kemungkinan |
Dampak |
Kuantitas |
Tanggapan |
Kondisi |
Fase |
Nilai |
Cuaca buruk |
1 |
Tinggi |
Tinggi |
$100,000 / 2 minggu |
Untuk mengirim |
tidak ada kejadian |
1, 2 |
|
Kerusakan Peralatan |
dua |
Sedang |
Sedang |
$50,000 / 1 minggu |
Menerima |
tidak ada kejadian |
Semua |
|
pemogokan buruh |
3 |
Bas |
Tinggi |
$300,000 / 4 minggu |
Menerima |
tidak ada kejadian |
Semua |
bukan lagi risiko |
Tanggapan pemangku kepentingan
Setelah Casey memastikan bahwa laporan risikonya memiliki konten yang benar dan dalam format yang dapat diterima, dia membuat laporan tersebut tersedia untuk sponsor proyek dan pihak berkepentingan lainnya. Namun, pekerjaan Anda belum selesai setelah Anda mendistribusikan laporan. Itu juga bertanggung jawab untuk menangani tanggapan dari berbagai pemangku kepentingan, terutama sponsor proyek.
Perencanaan
Sebagian besar pekerjaan yang terkait dengan penanganan tanggapan pemangku kepentingan terhadap laporan risiko seharusnya sudah dilakukan dalam proses perencanaan dan seharusnya sudah selesai sekarang. Dalam proses ini, pemangku kepentingan dan kebutuhan mereka diidentifikasi. Selain itu, analisis dilakukan untuk mempertimbangkan kepentingan masing-masing aktor dalam proyek, serta kemampuan mereka untuk mempengaruhi proyek dan hasil-hasilnya. Dari sini, ekspektasi dan rencana pemangku kepentingan ditetapkan untuk manajer proyek dan manajer proyek pemangku kepentingan.
Untuk sebagian besar pemangku kepentingan Casey, partisipasi Anda dalam laporan risiko hanya bersifat informasi. Penting bagi mereka untuk memahami status risiko dan tanggapan terhadap risiko serta dampaknya terhadap biaya, jadwal, atau ruang lingkup proyek. Namun, setiap tindakan yang mereka rasa perlu diambil harus dikomunikasikan kepada sponsor proyek.
pengelolaan
Pekerjaan utama Casey dalam menangani tanggapan pemangku kepentingan adalah dengan sponsor proyek. Sponsor proyek memiliki kepentingan dan pengaruh paling besar terhadap proyek, sehingga setiap tanggapan terhadap laporan risiko harus ditangani oleh manajer proyek. Ini akan membutuhkan manajemen pemangku kepentingan yang aktif , yang merupakan proses mengelola ekspektasi, menangani umpan balik, dan mengelola tindakan pemangku kepentingan proyek.
Sementara pihak berkepentingan lainnya mungkin memiliki tanggapan terbatas, sponsor proyek tidak. Sponsor dapat meminta perubahan pada daftar risiko yang harus ditangani, menantang respons terhadap risiko, dan memberikan umpan balik tentang dampak risiko terhadap proyek. Casey bertanggung jawab untuk menangani umpan balik sponsor, tetapi juga untuk menjelaskan bagaimana respons sejalan dengan apa yang direncanakan untuk risiko proyek, dan mengidentifikasi dampak dari setiap tindakan atau perubahan yang diminta.
Ringkasan Pelajaran
Penting untuk tidak hanya mengidentifikasi dan memperhitungkan semua risiko yang ada untuk sebuah proyek, tetapi juga untuk mengkomunikasikan risiko tersebut kepada pemangku kepentingan proyek. Daftar risiko yang digunakan untuk menangkap risiko menyediakan kerangka terbaik untuk pelaporan risiko. Dari situ, risiko yang telah diputuskan oleh tim proyek untuk ditangani harus dilaporkan. Laporan tersebut harus mencakup status risiko, status respons risiko , seperti transfer atau penerimaan , dan apakah ada yang berubah dengan risiko tersebut.
Selain itu, risiko baru yang telah teridentifikasi harus dilaporkan. Daftar risiko dapat digunakan untuk menentukan isi laporan dan juga dapat digunakan sebagai format. Ketika laporan risiko didistribusikan ke pemangku kepentingan, sebagian besar seharusnya tidak mendapat tanggapan, karena mereka hanya diberi informasi. Stakeholder dengan pengaruh signifikan, termasuk sponsor proyek, akan memiliki tanggapan terhadap laporan risiko, yang harus ditangani melalui proses manajemen pemangku kepentingan .