Apa itu Pengarahan Tim?
Perusahaan Phillip baru-baru ini mengimplementasikan instruksi template untuk tim. Pengarahan tim adalah garis besar terstruktur untuk menyampaikan informasi organisasi dan departemen yang penting. Phillip akan bertemu dengan pimpinan XYZ untuk membahas tantangan yang mereka hadapi saat melakukan pengarahan tim. Phillip memulai dengan meminta para pemimpin untuk mengidentifikasi beberapa masalah yang paling umum. Mari kita lihat apa yang mereka katakan.
kelompok besar karyawan
Seorang pemimpin memulai dengan menanyakan bagaimana mereka harus menjadwalkan pengarahan untuk sekelompok besar karyawan. Phillip menjelaskan bahwa pedoman pengarahan tim menyarankan bahwa tidak lebih dari 15 karyawan harus berpartisipasi dalam pengarahan tim. Pengarahan tim dengan terlalu banyak karyawan mempersulit untuk menjawab pertanyaan semua orang dan menanggapi komentar. Phillip menyarankan untuk menggambarkan tanggung jawab tim lebih lanjut kepada manajer atau penyelia lain di dalam departemen. Kemudian pemimpin lain bertanya tentang menjadwalkan rapat untuk karyawan yang berada di zona waktu berbeda dan bekerja dengan shift berbeda.
Dispersi geografis dan perbedaan pertukaran
Mengingat lingkungan kerja global dan kemajuan teknologi saat ini, para pemimpin dapat mengawasi karyawan yang berada di zona waktu atau negara lain. Phillip menyarankan untuk merekam pengarahan tim, di mana karyawan dapat mengajukan pertanyaan di platform. Pemimpin dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan itu di kemudian hari. Seorang peserta mengangkat tangannya dan bertanya tentang melakukan pengarahan mengingat perbedaan shift. Phillip mengusulkan untuk mendelegasikan pengarahan tim kepada pengawas shift yang bertugas sehingga karyawan tetap dapat menerima komunikasi tatap muka (seperti yang disarankan oleh model pengarahan tim). Selanjutnya, seorang pemimpin bertanya kepada Phillip bagaimana mereka harus menangani ketidakhadiran.
Ketidakhadiran
Meskipun pengarahan tim dijadwalkan setidaknya enam bulan sebelumnya, ketidakhadiran terjadi karena alasan pribadi atau profesional. Dalam hal ini, karyawan yang tidak hadir harus menerima pembaruan rapat segera setelah kembali bekerja. Phillip merekomendasikan untuk mengunjungi karyawan ini satu per satu untuk menentukan apakah mereka memiliki pertanyaan tentang detail rapat. Jika pemimpin tidak dapat menghubungi secara langsung, mereka dapat mengizinkan karyawan untuk mengirimkan pertanyaan melalui email atau secara anonim. Sekarang mari kita tinjau tip tentang cara mengomunikasikan informasi yang tidak baik.
Komunikasikan informasi yang tidak menguntungkan
Phillip menyurvei grup untuk menentukan topik tidak nyaman yang didiskusikan dalam pengarahan tim. PHK, relokasi, penurunan penjualan, kehilangan kesepakatan, kematian atau sakitnya karyawan, dan tenggat waktu proyek yang terlewatkan adalah hal pertama yang muncul. Phillip memiliki beberapa saran untuk orang yang menjalankan pengarahan:
- Bersiaplah: tulis daftar pertanyaan sebelumnya dan kembangkan jawaban konkret.
- Hindari pesan campuran: perhatikan bahasa tubuh Anda dan lakukan kontak mata.
- Izinkan umpan balik – Izinkan karyawan untuk melampiaskan dan mendengarkan kekhawatiran mereka dengan cermat.
- Diskusikan langkah selanjutnya: karyawan ingin mengetahui apa yang akan terjadi selanjutnya; Jujurlah dan diskusikan bagaimana berita tersebut berdampak langsung pada mereka.
Di bawah ini, Phillip membahas cara menangani keluhan dan umpan balik yang tidak produktif.
Keluhan dan komentar yang tidak produktif
Selama rapat, karyawan dapat mengkritik kebijakan, prosedur, atau proses. Pemimpin harus menangani dan mengurangi jenis komunikasi yang tidak efektif ini dengan hati-hati tetapi dengan rasa hormat. Phillip mendorong para pemimpin untuk menjadwalkan pertemuan empat mata dengan para karyawan ini untuk mendengarkan keluhan mereka.
Ringkasan Pelajaran
Pengarahan tim adalah garis besar terstruktur untuk menyampaikan informasi organisasi dan departemen yang penting. Meskipun ada banyak manfaat dari model pengarahan tim, tantangan juga bisa muncul. Kelompok besar, zona waktu berbeda, ketidakhadiran, penyebaran informasi yang tidak menyenangkan, dan keluhan karyawan adalah contoh masalah umum. Pemimpin harus siap untuk mengatasi masalah ini secara profesional dengan tetap menjaga integritas model pertemuan.