Kolaborasi di tempat kerja
Semakin banyak perusahaan mengadopsi pendekatan yang dirancang untuk meningkatkan kolaborasi daripada persaingan. Dua dari pendekatan ini adalah penggunaan ruang kerja fisik dan virtual kolaboratif.
Dalam pelajaran ini, kita akan membahas beberapa dari banyak fitur yang membuat ruang kerja menjadi kolaboratif dan mengapa fitur ini penting.
Ruang kerja fisik kolaboratif
Ada banyak elemen yang perlu dipertimbangkan saat mendeskripsikan karakteristik ruang kerja fisik kolaboratif. Inti dari kolaborasi adalah keterbukaan, kerja tim, dan komunikasi. Oleh karena itu, ruang kerja fisik yang dirancang berdasarkan konsep ini harus meniru gagasan kritis ini dengan cara tertentu.
Misalnya, ruang kerja tersebut cenderung sangat terbuka dalam arti fisik, yaitu. Ada beberapa tembok, batas, dan kantor pribadi. Orang-orang bekerja di lingkungan yang besar, terbuka, dan berbasis tim. Kadang-kadang orang bahkan duduk di meja besar di mana setiap orang dapat melihat apa yang dilakukan orang lain. Di lain waktu, mungkin ada beberapa pembagi, tetapi minimal, jika tidak benar-benar transparan. Beberapa penghalang terbuat dari kaca dan tidak memiliki daun jendela sehingga orang dapat berinteraksi dengan cepat (jika hanya secara visual) satu sama lain kapan saja. Fitur desain ini juga memancarkan gagasan transparansi dalam tim.
Mobilitas juga penting. Tidak hanya mobilitas di dalam ruang terbuka yang penting agar orang dapat pergi ke mana pun mereka pergi, tetapi bahkan hal-hal yang mereka kerjakan pun harus mobile. Laptop sering lebih disukai daripada komputer desktop. Meja bergulir tersedia sebagai pengganti meja tradisional. Wi-Fi diaktifkan di seluruh gedung, menghilangkan kebutuhan akan kabel Ethernet.
Ruang kerja fisik kolaboratif juga memiliki banyak aksesori yang meningkatkan semua jenis kerja sama tim. Mulai dari papan tulis dan spidol hingga catatan tempel dan kertas konstruksi, langit adalah batasnya. Beberapa kantor menyertakan kursi bean bag dan lampu sesuai suasana untuk membantu orang bekerja sama dalam tugas kreatif.
Ruang kerja virtual kolaboratif
Selain fitur fisik, ruang kerja kolaboratif juga memiliki fitur virtual yang digunakan oleh anggota tim. Dalam beberapa kasus, tidak ada bangunan untuk ditempati secara fisik, hanya menyisakan ruang kerja virtual. Ruang kerja virtual perlu dirancang dengan cara khusus untuk juga meningkatkan kolaborasi. Berikut adalah beberapa cara agar ruang kerja virtual dapat diarahkan untuk kolaborasi yang lebih besar:
- Perangkat lunak berbasis cloud adalah program komputer yang tidak bergantung pada satu hard drive fisik untuk menyimpan informasi. Sebagai gantinya, informasi disimpan di server dan dapat diakses di perangkat apa pun yang memiliki perangkat lunak (program komputer) di mana pun ada koneksi Internet. Baik itu perangkat lunak spreadsheet, perangkat lunak pajak, atau perangkat lunak pemetaan pikiran, seluruh tim dapat berkomentar, mengedit, dan memanipulasi ruang kerja grup.
- Berbagi file adalah kemampuan untuk memberikan hak melihat dan mengedit ke lebih dari satu pengguna sehingga anggota tim dapat berbagi informasi dengan cepat dan mudah.
- Mekanisme pembaruan memungkinkan tim individu atau seluruh komunitas diberi tahu tentang sesuatu yang penting. Ini mungkin termasuk penggunaan kalender kolaboratif.
- Teknologi komunikasi termasuk aplikasi obrolan, forum, dan program konferensi video. Lagi pula, bahkan tim virtual akan membutuhkan waktu tatap muka untuk menyelesaikan sesuatu sesekali!
Terlepas dari apakah ruang kerja kolaboratif itu fisik, virtual, atau gabungan antara keduanya, hasilnya harus selalu sama: harus ada mekanisme yang memungkinkan orang berkomunikasi secara bebas satu sama lain (tatap muka, posting, atau komentar ) dan berbagi ide atau materi. Ruang kerja kolaboratif dirancang untuk mendorong komunikasi, difusi ide, dan penciptaan ide baru berkat fitur mobilitas terintegrasi dan keterbukaan umum dari ruang kerja tersebut.
Ringkasan Pelajaran
Ruang kerja fisik kolaboratif memiliki beberapa karakteristik penting:
- Mereka terbuka dalam arti fisik. Ada beberapa, jika ada, bilik atau dinding di dalam kantor umum ruang kerja kolaboratif. Kalaupun ada dinding, sifatnya transparan, yaitu terbuat dari kaca.
- Mereka mobile. Dengan kata lain, ruang fisik dirancang untuk diubah, jika perlu. Ini bisa berarti meja di atas roda, penggunaan laptop alih-alih komputer desktop, dan/atau wi-fi alih-alih koneksi kabel Ethernet.
- Ada banyak aksesoris yang membantu meningkatkan kolaborasi, seperti papan tulis dan spidol.
Semua ruang kerja virtual kolaboratif minimal harus memiliki:
- Perangkat lunak berbasis cloud , tempat karyawan dapat memposting, berkomentar, mengedit, atau memanipulasi ruang kerja grup
- Mekanisme berbagi file , yang memungkinkan karyawan menyebarkan informasi dengan cepat
- Perbarui mekanisme, seperti kalender atau sistem peringatan, agar semua orang tetap waspada.
- Teknologi komunikasi, seperti obrolan atau konferensi video.